Wie man Vertragsmetadaten mit KI extrahiert und verwaltet

Was ist Vertragsmetadatenextraktion?

Vertragsmetadatenextraktion bezeichnet den Prozess, bei dem mithilfe von KI automatisch wichtige Informationen aus einem Vertrag erkannt, extrahiert und in strukturierte Daten umgewandelt werden.

Mit anderen Worten: Komplexe Vertragstexte werden in saubere, nutzbare Felder wie z. B. umgewandelt:

• Namen der Parteien
• Vertragstyp
• Start- und Enddatum
• Verlängerungs- oder Kündigungsbedingungen
• Zahlungspflichten
• SLAs und KPIs
• Gerichtsstand und geltendes Recht

Moderne Vertragsmetadatenextraktion nutzt typischerweise KI, NLP (Natural Language Processing) und Machine Learning, um juristische Sprache zu verstehen, Klauseln zu erkennen und den Kontext zu interpretieren. Das ermöglicht Teams:

• Verträge sofort zu durchsuchen und zu filtern
• Verlängerungen, Erinnerungen und den Freigabeprozess zu automatisieren
• Zusammenfassungen und Risikoanalysen zu erstellen
• Vertragsdaten in CLM-, CRM-, CPQ- und ERP-Systeme zu integrieren

Warum ist Vertragsmetadatenextraktion wichtig?

Metadatenextraktion ist entscheidend, weil sie unstrukturierte Dokumente in strukturierte, nutzbare Informationen umwandelt. Anstatt Seiten voller Rechtstexte zu durchforsten, erhältst du sofort die wichtigsten Infos – für bessere Entscheidungen, mehr Compliance und pünktliche Fristen.

Warum das wichtig ist:

• Zeitersparnis: Kein manuelles Suchen mehr nach Klauseln, Fristen oder Pflichten.
• Weniger Risiko: Verlängerungsfristen, Kündigungsbedingungen und Verpflichtungen werden automatisch erkannt.
• Automatisierung wird möglich: Metadaten treiben Erinnerungen, Freigaben, Dashboards und Workflows an – all das geht nur mit strukturierten Daten.
• Höhere Genauigkeit: KI extrahiert Vertragsmetadaten konsistent und vermeidet Interpretationsfehler.
• Durchsuchbarkeit: Du kannst nach Vertragstyp, Parteien, Fristen, Werten u. v. m. filtern – sofort.
• Berichte & Analysen: Teams können Ausgaben, Risiken und Vertragslaufzeiten analysieren – auf Basis zuverlässiger Daten.
• Systemintegration: Metadaten synchronisieren sich mit CLM, CRM, CPQ und ERP – für eine zentrale Datenquelle.

Welche Methoden zur Metadatenextraktion gibt es?

1. Manuelle Extraktion

Eine Person liest das Dokument und überträgt die Metadaten in eine Tabelle oder ein System.

• Genau, aber langsam
• Nicht skalierbar
• Fehleranfällig

2. Regelbasierte Extraktion

Das System verwendet vordefinierte Regeln, Vorlagen oder Regex-Muster.

• Funktioniert bei stark standardisierten Dokumenten
• Scheitert bei Formatänderungen
• Erfordert laufende Pflege

3. Machine-Learning-basierte Extraktion

Modelle lernen aus Beispielen (Trainingsdaten) und erkennen Metadaten automatisch.

• Flexibler als regelbasierte Methoden
• Anpassungsfähig bei neuen Layouts
• Benötigt Trainingsdaten in guter Qualität

4. KI- / NLP-gestützte Extraktion

Die fortschrittlichste Methode – wird von fynk verwendet.

• Versteht Kontext, nicht nur Muster
• Extrahiert Daten aus PDFs, Scans, alten oder unstrukturierten Dokumenten
• Erkennt Klauseln, Pflichten, Risiken, Werte u. v. m.
• Funktioniert ohne Templates oder manuelle Konfiguration

Was ist die einfachste Methode?

Die einfachste Methode ist KI-basierte Extraktion.

Im Gegensatz zu manuellen oder regelbasierten Verfahren übernimmt die KI alles automatisch:

• Keine Templates notwendig
• Keine Regeldefinition
• Kein bestimmtes Layout erforderlich
• Funktioniert mit PDFs, Scans und unübersichtlichen Dokumenten

Mit Tools wie fynk lädst du einfach deinen Vertrag hoch – und die KI extrahiert Parteien, Fristen, Bedingungen, Werte und Verpflichtungen in Sekunden.

Wie funktioniert die KI-gestützte Vertragsmetadatenextraktion (mit Beispiel)?

Die schnellste und sicherste Methode ist die Nutzung eines Contract Lifecycle Management Systems wie fynk.

Die Metadatenextraktion in fynk ist automatisiert, schnell und präzise – dank integrierter KI- und NLP-Modelle. So läuft der Prozess ab:

Schritt 1. Vertrag hochladen

Importiere deinen Vertrag in fynk oder teste die KI-Analyse-Funktion.

Du kannst:

• PDF, Word oder Scan einfach per Drag-and-drop in fynk hochladen
• Mehrere Verträge gleichzeitig importieren (KI-Analyse startet automatisch)
• Verträge aus deiner Cloud synchronisieren via fynk-Integrationen

Schritt 2. KI-Analyse starten

Die fynk-KI liest dein Dokument und liefert nach wenigen Sekunden eine komplette Liste an Metadaten wie:

• Parteien
• Startdatum, Unterschriftsdatum, Ablaufdatum
• Verlängerungs- und Kündigungsbedingungen
• Zahlungsbedingungen
• Verpflichtungen und Liefergegenstände
• Geltendes Recht und Gerichtsstand
• Vertragswert (falls vorhanden)
• Angaben zu Unterzeichner:innen
• Erkannten Vertragstyp
• Schlüsselklauseln und deren Struktur
• Weitere von der KI identifizierte Metadatenfelder
• Eine Zusammenfassung des Vertrags

Schritt 3. Extrahierte Metadaten prüfen und bestätigen

Nach Abschluss der KI-Analyse zeigt fynk alle Metadaten strukturiert in einer Seitenleiste neben dem Dokument an.

Du kannst:

• Jedes Feld überprüfen
• Werte bearbeiten oder bestätigen
• Eigene Metadatenfelder hinzufügen

So stellst du sicher, dass alle Angaben korrekt sind – mit minimalem manuellem Aufwand.

Schritt 4. Metadaten speichern und synchronisieren

Sobald du die extrahierten Daten bestätigst, speichert fynk alle Metadaten in deinem Workspace, damit du:

• Im gesamten Vertragsarchiv suchen und filtern kannst
• Dashboards und Berichte erstellen kannst
• Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen auslösen kannst
• Die Metadaten per API-Integrationen mit anderen Tools wie CRM oder ERP synchronisieren kannst

Mit Metadatenextraktion perfekte Vertragszusammenfassungen erstellen

KI-gestützte Vertragszusammenfassungen sind nur so gut wie die Daten dahinter – deshalb ist präzise Metadatenextraktion der entscheidende erste Schritt.

Sobald die Metadaten extrahiert sind, nutzt fynk sie zur automatischen Erstellung von Zusammenfassungen, die:

• Genau sind: Wichtige Fakten wie Parteien, Fristen, Werte und Pflichten basieren auf verifizierten Daten – keine Fehlinterpretationen.
• Konsistent sind: Format und Inhalt folgen immer derselben Struktur.
• Vollständig sind: Relevante Inhalte werden nicht übersehen, da alles aus Metadaten stammt.
• Kontextbezogen sind: KI verknüpft Klauseln und Bedingungen sinnvoll miteinander – über bloße Stichpunkte hinaus.

Statt einer generischen Zusammenfassung wie:

„Dieser Vertrag enthält Verlängerungs- und Zahlungskonditionen“

liefert fynk eine klare, datenbasierte Version:

„Die Vereinbarung zwischen Unternehmen A und Lieferant B verlängert sich jährlich automatisch, sofern keine Kündigung 30 Tage vor Ablauf erfolgt. Die Zahlungsbedingungen sehen vor, dass Rechnungen innerhalb von 45 Tagen zu begleichen sind.“

Kann ich Metadaten aus PDFs extrahieren?

Ja – mit fynk kannst du Metadaten selbst aus sehr alten PDFs extrahieren.

Die KI von fynk verwendet fortschrittliche OCR- und NLP-Modelle und kann:

• Digital erstellte PDFs lesen
• Eingescannte PDFs interpretieren
• Alte oder qualitativ schlechte Dokumente verarbeiten
• PDF-Dateien mit uneinheitlichem Layout analysieren

Selbst wenn der Vertrag Jahrzehnte alt ist oder nie digital vorlag, erkennt fynk den Text, interpretiert Klauseln und extrahiert wichtige Metadaten wie Parteien, Daten, Werte, Verlängerungsbedingungen und Verpflichtungen.

Jetzt bist du dran

Vertragsmetadaten müssen nicht länger in PDFs versteckt oder auf Tabellen verstreut sein. Mit den richtigen Tools verwandelst du jeden Vertrag in strukturierte, nutzbare Daten – und erschließt Automatisierung, Transparenz und bessere Entscheidungen im gesamten Unternehmen.

Egal, ob du Hunderte von Verträgen verwaltest oder gerade erst mit der Optimierung beginnst – KI-gestützte Extraktion ist einer der schnellsten Wege zu mehr Effizienz.

Also, die Frage ist: Bist du bereit, die Arbeit der KI zu überlassen?

Erlebe, wie schnell Vertragsanalyse heute geht. Vertrag hochladen, Metadaten in Sekunden extrahieren lassen – und Zeit sparen.

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FAQ

Wie finde ich meine Metadaten in fynk?

Du findest deine Metadaten direkt in der Dokumentenansicht. Nach Abschluss der KI-Analyse öffnest du den Vertrag und siehst auf der rechten Seite eine strukturierte Liste mit allen extrahierten Feldern – z. B. Parteien, Fristen, Werte und Verpflichtungen.

Wie bearbeite ich Metadaten in fynk?

Alle extrahierten Metadaten kannst du über Einstellungen → Metadaten verwalten. Einige Systemfelder sind geschützt, da sie essenziell für Funktionen wie Benachrichtigungen oder Erinnerungen sind und nicht entfernt werden können.

Kann ich eigene Metadatenfelder in fynk erstellen?

Ja. Neben automatisch erkannten Feldern kannst du in fynk eigene Metadatenfelder anlegen (Text, Zahl, Datum, Dropdown usw.). Diese kannst du in jedem Vertrag verwenden – zum Filtern, für Berichte oder in Workflows.

Kann ich mit Metadaten Erinnerungen oder Workflows automatisieren?

Auf jeden Fall. fynk nutzt Metadaten wie Ablaufdatum, Verlängerungsbedingungen oder Vertragswert, um automatische Erinnerungen, Freigabeprozesse oder Benachrichtigungen auszulösen – so verpasst du keine Fristen oder Pflichten.

Autor:

Rezvan Golestaneh