Unterschriftsberechtigung - Wer, Warum und Wie erteilt man sie?

Ihr Unternehmen benötigt neue Büromaterialien, aber Sie haben keine Zeit, sich darum zu kümmern, also delegieren Sie die Aufgabe an Ihre Mitarbeiter. Was wäre, wenn jeder im Büro größere Verträge genehmigen könnte – wie z.B. Lizenzen für fortgeschrittene Software im Wert von 10.000 $, die das Unternehmen überhaupt nicht benötigt?

Plötzlich stehen Sie vor einem finanziellen Chaos. Um dies zu vermeiden, können Sie einfach eine “Unterschriftsberechtigung” festlegen, die für die Bestellung und Verwaltung dieser Bedürfnisse verantwortlich ist und im Namen anderer unterschreibt.

Eine Unterschriftsberechtigung zu haben, bedeutet, dass Sie unautorisierte Ausgaben stoppen können, sicherstellen, dass Verträge ordnungsgemäß geprüft werden, und Ihre Finanzen im Griff behalten. Es geht nicht nur darum, Büromaterial zu verwalten; die Benennung von unterschriftsberechtigten Personen ist eine gängige Praxis mit vielen Vorteilen.

In diesem Blogbeitrag erklären wir, warum es so wichtig ist, Unterschriftsberechtigungen korrekt (und rechtlich) zu erteilen, welche Vorteile dies für Ihr Unternehmen bringt und wie Sie dies richtig tun.

Bedeutung der Unterschriftsberechtigung

Unterschriftsberechtigung ist die rechtliche Befugnis, die einer Person erteilt wird, um im Namen eines Unternehmens Dokumente zu unterschreiben. Die Person, die diese Befugnis hat, wird als „unterschriftsberechtigte Person“ bezeichnet. Jemand mit Unterschriftsberechtigung kann offiziell – unabhängig oder mit Genehmigung – wichtige Dokumente wie Verträge oder Schecks unterzeichnen und sie rechtsverbindlich machen.

Die Rolle, die jemand übernimmt, wenn ihm diese Befugnis erteilt wird, wird als „Unterschriftstitel“ bezeichnet. Dies kann je nach den Aktivitäten und Bedürfnissen des Unternehmens vom CEO und CFO bis hin zum Manager reichen. Klare Unterschriftstitel helfen allen, zu wissen, wer für bestimmte Transaktionen verantwortlich ist, reduzieren Verwirrung und erleichtern und beschleunigen den Entscheidungsprozess.

4 Arten von Unterschriftsberechtigungen

Unterschriftsberechtigte Personen zu sein, ist eine große Verantwortung. Sie müssen verstehen, was jedes Dokument bedeutet, und sicherstellen, dass Sie innerhalb Ihres erlaubten Unterschriftsrahmens handeln.

Deshalb gibt es für verschiedene Ebenen von Befugnissen unterschiedliche Arten von Unterschriftsberechtigungen:

1. Volle Befugnis: Erlaubt jemandem, jedes Dokument zu unterschreiben, und gibt ihm umfassende Befugnisse, um verschiedene Transaktionen und Vereinbarungen zu handhaben. Zum Beispiel kann ein CEO mit Vollmacht Verträge, Schecks und alle Arten von Vereinbarungen unterzeichnen, ohne weitere Genehmigung zu benötigen.
2. Beschränkte Befugnis: Beschränkt die Person darauf, nur bestimmte Arten von Dokumenten zu unterzeichnen, wie Verträge, Bestellanforderungen oder Schecks. Ein Abteilungsleiter könnte z. B. die beschränkte Befugnis haben, Bestellanforderungen und Spesenabrechnungen zu unterzeichnen, jedoch nicht Verträge oder rechtliche Vereinbarungen.
3. Gemeinsame Befugnis: Benötigt mehrere Unterzeichner, um einen Vertrag zu unterzeichnen, damit er gültig ist. Ein gutes Beispiel ist ein Geschäftskredit, der die Unterschriften sowohl des CFO als auch des CEO erfordert.
4. Bedingte Befugnis: Kann die Genehmigung einer anderen Partei erfordern, bevor die unterschriftsberechtigte Person bestimmte Dokumente ausführen kann. Beispielsweise muss ein Einkaufsagent möglicherweise die Genehmigung der Finanzabteilung einholen, bevor er größere Ausgaben genehmigt.

Warum ist Unterschriftsberechtigung wichtig?

1. Verhindert unautorisierte Aktivitäten

Die Wahl der vertrauenswürdigen und unterschriftsberechtigten Personen in Ihrem Unternehmen verhindert und reduziert unautorisierte Aktivitäten, sei es absichtlich oder aus Versehen. Der Grund dafür ist, dass Sie klarstellen, dass nur diese Personen das Recht haben, im Namen des Unternehmens etwas zu unterschreiben. So werden sich alle, wenn etwas unterschrieben werden muss, an die unterschriftsberechtigten Personen wenden und nicht einfach irgendetwas unterschreiben.

Ein weiterer Grund, warum eine Unterschriftsberechtigung großartig ist, ist, dass sie die rechtliche Einhaltung gewährleistet. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit vielen wichtigen Verträgen zu tun haben, die möglicherweise nicht Ihre direkte Aufmerksamkeit erfordern, aber dennoch wichtig genug sind, um von einer informierten Person gründlich geprüft zu werden.

2. Vereinfacht das Management und die Entscheidungsfindung

Abhängig von der Größe und den Bedürfnissen Ihrer Organisation können Sie mehrere unterschriftsberechtigte Personen mit unterschiedlichen Befugnisstufen haben. Dies schafft ein Verfahren innerhalb Ihres Unternehmens, das die Verwaltung erheblich erleichtert.

Beispielsweise können Sie Verträge und Vereinbarungen nach verschiedenen Kriterien kategorisieren, wie z. B. den betroffenen Abteilungen oder der Wichtigkeit. Dann können Sie die Unterschriftsberechtigung dem Mitarbeiter übertragen, den Sie für die Aufgabe am besten geeignet halten. Sie können sogar eine Genehmigungshierarchie entwerfen, wenn Sie es mit hochsensiblen Geschäften zu tun haben.

Wenn Sie festlegen, wer was unterzeichnen wird, wird es viel einfacher, Vereinbarungen zu handhaben, selbst wenn Sie viel zu tun haben. Dies ist die Methode, die große Organisationen wie Universitäten beispielsweise häufig verwenden, um alltägliche Geschäftsvorgänge und sogar wichtige Vereinbarungen zu verwalten.

3. Steigert das Vertrauen in die Organisation

Mitarbeitern Unterschriftsberechtigung zu erteilen, kann wirklich dazu beitragen, das Vertrauen in eine Organisation zu stärken. Während 86 % der Führungskräfte sagen, dass sie ihren Mitarbeitern sehr vertrauen, fühlen sich nur 60 % der Mitarbeiter so. Wenn Sie den Mitarbeitern die Macht geben, Entscheidungen zu treffen und wichtige Dinge zu unterzeichnen, zeigen Sie, dass Sie ihr Urteilsvermögen und ihre Fähigkeiten wirklich schätzen. Dies gibt den Mitarbeitern das Gefühl, mehr Vertrauen und Respekt zu genießen, was ihr Selbstvertrauen und ihre Motivation steigern kann. Am Ende hilft es, eine Kultur zu schaffen, in der Vertrauen zwischen allen im Unternehmen freier fließt.

Wie erteilt man Unterschriftsberechtigungen?

Hier ist ein vierstufiger Prozess, den Sie verwenden können, um Ihren Mitarbeitern die Befugnis zu erteilen und Unterschriftstitel zu definieren.

Schritt #1: Wer muss was unterschreiben?

Zuerst müssen Sie Ihre eigene Unterschriftsberechtigung-Datenbank erstellen. Erstellen Sie eine umfassende Liste aller regelmäßigen Vereinbarungen, mit denen Ihr Unternehmen zu tun hat, sowie der Mitarbeiter, deren Unterschrift regelmäßig benötigt wird.

Mit anderen Worten, Sie beantworten die Frage, wer als unterschriftsberechtigte Person eines Unternehmens autorisiert werden kann und was unterzeichnet werden kann.

Sie können ein Datenblatt erstellen, das dann als Quelle für andere Mitarbeiter verwendet werden kann, wenn sie wissen müssen, an wen sie sich für eine Unterschrift im Unternehmen wenden müssen.

Hier sind einige Hinweise, welche Mitarbeiter welche Verantwortlichkeiten übernehmen sollten:

• Führungsteam: Normalerweise werden die Unterschriften von CEOs, CFOs und anderen Top-Führungskräften für hochpreisige Verträge, strategische Partnerschaften und Vereinbarungen mit erheblichen finanziellen Verpflichtungen benötigt.
• Abteilungsleiter: Leiter von wichtigen Abteilungen wie Finanzen, Vertrieb, Personalwesen und Marketing müssen täglich verschiedene Dokumente unterzeichnen. Dies kann von der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags durch die Personalabteilung bis hin zur Bezahlung von Abteilungsaufwendungen durch die Finanzabteilung reichen.
• Projektmanager: Wenn Ihr Unternehmen Projekte durchführt, die Lieferanten, Bestellanforderungen oder Ähnliches umfassen, sollten Sie die Unterschriftsberechtigung möglicherweise an die beteiligten Mitarbeiter, z.B. den Projektmanager, delegieren.
• Einkaufsbeauftragte: Es ist besser, wenn die Mitarbeiter, die sich mit dem Einkauf von Waren und der Verwaltung der Lieferkette befassen, das Recht haben, Verträge zu unterzeichnen. Andernfalls kann der Prozess des Erwerbs der Waren zu lange dauern und kompliziert werden.
• Rechtsabteilung: Ihre Rechtsabteilung benötigt möglicherweise die Ermächtigung, im Namen des Unternehmens rechtliche Dokumente, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Compliance-bezogene Unterlagen zu unterzeichnen.

Schritt #2: Definieren Sie Genehmigungsbefugnisse

Der nächste Schritt besteht darin, verschiedenen unterschriftsberechtigten Personen unterschiedliche Befugnisstufen zuzuweisen und zu entscheiden, ob einige Dokumente die Genehmigung mehrerer Personen benötigen.

Für hochpreisige Verträge möchten Sie möglicherweise mehreren Personen mit hoher Befugnis die Unterschriftsberechtigung erteilen und die Genehmigungsreihenfolge festlegen. Zum Beispiel kann die Einrichtung folgendermaßen aussehen:

1. Erstprüfung und Genehmigung durch den COO (3. Befugnisstufe)
2. Finanzprüfung und Genehmigung durch den CFO (2. Befugnisstufe)
3. Endgültige Unterschrift durch den CEO (1. Befugnisstufe)

Wie Sie sehen können, sollte die unterschriftsberechtigte Person mit der höchsten Befugnis der letzte sein, der einen Vertrag unterschreibt.

Allerdings benötigen nicht alle Verträge die Genehmigung aller C-Level-Manager. Zum Beispiel sieht der Prozess bei alltäglichen Dingen wie Büromaterialien etwa so aus:

1. Büro-/Verwaltungsleiter genehmigt den Bestellantrag (1. Befugnisstufe).
2. Der Einkaufsbeauftragte überprüft und genehmigt die Budgetübereinstimmung (2. Befugnisstufe).

Wie verfolgt man Genehmigungen?

Excel-Tabellen sind nützlich, um eine Liste der unterschriftsberechtigten Personen zu führen, aber nicht sehr nützlich für die Zusammenarbeit und Nachverfolgung von Genehmigungen. Auf diese Weise müssen Sie regelmäßig den Status der Verträge überprüfen und nach Aktualisierungen suchen. Ganz zu schweigen davon, dass die Anzahl der Verträge so hoch werden kann, dass es einfach unübersichtlich wird.

Verwenden Sie stattdessen Vertragsmanagement-Software wie fynk, die die Genehmigungsverfolgung automatisiert. Sie können Kontrollpunkte erstellen und Genehmigungen von der unterschriftsberechtigten Person in den Überprüfungs- oder Unterschriftsphasen von Verträgen einholen. Jede beteiligte Person erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und App, wenn sie an der Reihe ist, zu unterschreiben. Schließlich werden alle unterschriftsberechtigten Personen darüber informiert, wenn ein Dokument vollständig unterschrieben ist.

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Schritt #3: Erstellen Sie klare Genehmigungspapiere

Um die Befugnis jeder unterschriftsberechtigten Person offiziell und rechtlich zu erteilen, müssen Sie für jede Person ein klares Genehmigungspapier – auch als Vollmachtsschreiben bekannt – erstellen.

Wenn Sie eine Vollmacht ausstellen, müssen Sie umfassende Informationen über die Person, die Sie bevollmächtigen (den Bevollmächtigten), und ihre Position im Unternehmen bereitstellen. Beschreiben Sie klar den Umfang und das Ausmaß ihrer Unterschriftsbefugnis, um Verwirrung oder Missverständnisse später zu vermeiden.

Beim Verfassen dieser Dokumente sollten Sie es vermeiden, umgangssprachliche Ausdrücke oder Slang zu verwenden, die das Dokument weniger professionell oder vage erscheinen lassen könnten. Denken Sie daran, dass diese Papiere rechtliche Konsequenzen haben, also wollen Sie die Ernsthaftigkeit der Erteilung der Unterschriftsbefugnis klar vermitteln.

✨ Pro Tipp: Es ist eine gute Praxis, beim Verfassen dieser Dokumente an die 5 Ws zu denken.

1. Wer benötigt die Ermächtigung, bestimmte Dokumente zu unterschreiben?
2. Warum benötigen diese Personen diese Befugnis?
3. Welche Rollen oder Verantwortlichkeiten haben diese Personen in ihren Abteilungen oder Teams?
4. Wann müssen sie diese Unterschriftsbefugnis ausüben?
5. Wo sollte eine detaillierte Erklärung ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten im Dokument enthalten sein?

Arten von Genehmigungspapieren

Es gibt verschiedene Arten von Genehmigungspapieren, aus denen Sie wählen können:

Delegationsdokument zur Befugnisübertragung (DoA): Wer darf unterschreiben und wo sind die Grenzen

Verwenden Sie ein Delegationsdokument zur Befugnisübertragung, um klar zu erklären, wer in Ihrem Unternehmen das Recht hat, verschiedene Arten von Verträgen zu unterzeichnen. Dieses Dokument definiert die Befugnisstufen und spezifischen Rollen, damit jeder seine Grenzen und Verantwortlichkeiten kennt.

Unterschriftsberechtigungsformular: Verleiht die Befugnis zu unterschreiben

Das Unterschriftsberechtigungsformular ist das Dokument, das Sie ausfüllen, um jemandem offiziell die Befugnis zu erteilen, Dokumente zu unterschreiben. Es enthält Details über die Person, was sie unterschreiben darf, und den Zeitraum ihrer Ermächtigung sowie die notwendigen Genehmigungen von Vorgesetzten.

Unterschriftsberechtigungsmatrix: Wer genehmigt verschiedene Verträge

Eine Unterschriftsberechtigungsmatrix hilft Ihnen, schnell zu erkennen, wer welche Arten von Verträgen genehmigen muss. Sie listet die Vertragstypen, die erforderlichen Genehmigungsstufen und die spezifischen Personen auf, die zur Genehmigung berechtigt sind.

Compliance-Checkliste: Verfolgt alle Schritte vor der Unterschrift

Sie verwenden eine Compliance-Checkliste, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte abgeschlossen sind, bevor ein Vertrag unterzeichnet wird. Diese Liste umfasst Budgetprüfungen, rechtliche Überprüfungen und strategische Abstimmungen. Diese Unterschriftsbefugnis hilft Ihnen, die mit Verträgen verbundenen Risiken zu minimieren.

🧠 Wussten Sie schon? Sie können all diese Formulare mit CLM-Software wie fynk erstellen, automatisieren und verwalten.

Schritt #4: Überwachen Sie den Prozess genau

Das Delegieren ist nicht der letzte Schritt bei der Erteilung der Unterschriftsberechtigung; Sie müssen die Verträge überwachen. Überprüfen Sie regelmäßig unterzeichnete Verträge und Genehmigungen, um sicherzustellen, dass sie mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen. Achten Sie auf Warnsignale wie unautorisierte Unterschriften oder wenn jemand ein Dokument unterschreibt, das er eigentlich nicht hätte unterzeichnen dürfen.

Sie können auch regelmäßige Audits einrichten, um den Überblick zu behalten.

Was ist ein Beispiel für eine Unterschriftsberechtigung?

Unterschriftsberechtigungen sind eine gängige Praxis in Unternehmen jeder Größe. Hier ist ein Beispiel für eine Unterschriftsberechtigung in einer Bank und einer Universität.

In Banken

Filialleiter: Hat die Befugnis, einen großen Kredit für ein kleines Unternehmen, das expandieren möchte, zu genehmigen. Er überprüft die Kreditwürdigkeit des Unternehmens, um sicherzustellen, dass alles den Bankvorschriften entspricht, und unterschreibt dann die Kreditdokumente, um die Gelder freizugeben.

Chief Financial Officer (CFO): In einer großen nationalen Bank sind Sie derjenige, der die jährlichen Finanzberichte unterschreibt, die an die Aufsichtsbehörden gehen. Sie überprüfen die Leistung der Bank, stellen sicher, dass alle Zahlen korrekt sind, und genehmigen große Investitionen, um die Vermögenswerte der Bank zu steigern.

In Universitäten

Dekan einer Fakultät: An einer großen Universität unterzeichnet der Dekan der Fakultät für Ingenieurwissenschaften die Verträge für neue Lehrkräfte. Er bewertet den Kandidaten, genehmigt das Gehalt und finalisiert die Beschäftigungsbedingungen, um sicherzustellen, dass der neue Professor zu den Zielen der Fakultät passt.

Universitätskassierer: An einer staatlichen Universität hat der Schatzmeister die Aufgabe, große Anschaffungen wie neue Laborausrüstung zu genehmigen. Er überprüft den Kauf, stellt sicher, dass er im Budgetrahmen liegt, und unterschreibt den Vertrag, um der Universität zu helfen, ihre Forschungseinrichtungen zu verbessern.

Was passiert, wenn eine nicht autorisierte Person einen Vertrag unterzeichnet?

Wenn ein Mitarbeiter einen Vertrag unterschreibt, ohne die Befugnis dazu zu haben, macht ihn das aus zwei Hauptgründen nicht automatisch ungültig:

a) Rechtmäßigkeit der Unterschriften: Ob handgeschriebene Unterschriften oder elektronische Unterschriften, diese sind rechtlich bindend, und der Unterzeichner ist für die von ihm unterzeichneten Dokumente verantwortlich.

b) Anscheinsvollmacht: Wenn ein Dritter – wie ein Lieferant – vernünftigerweise glaubt, dass eine Person das Recht hat, im Namen eines Unternehmens zu handeln, und einen Deal mit dieser Person eingeht.

Beides zusammengenommen, auch wenn Sie nicht die ordnungsgemäße Erlaubnis hatten, einen Vertrag zu unterschreiben, könnte Ihr Unternehmen dennoch für Ihre Handlungen verantwortlich gemacht werden.

Fazit

Die Einrichtung von Unterschriftsberechtigungen in Ihrem Unternehmen ist eine kluge Strategie, um unautorisierte Aktivitäten zu verhindern, das Management zu vereinfachen und das Vertrauen in die Organisation zu stärken. Indem Sie klar definieren, wer was unterschreiben darf, und den Prozess genau überwachen, können Sie die Entscheidungsfindung beschleunigen und Ihre Finanzen fest im Griff behalten.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Personen sollten eine Unterschriftsberechtigung haben?

Das hängt von der Größe und Struktur Ihres Unternehmens ab. Als Faustregel und unter Berücksichtigung der Unterschriftsberechtigungs-Richtlinie des Unternehmens wird empfohlen, mindestens zwei oder drei unterschriftsberechtigte Personen zu haben, um alles in Ordnung zu halten und Verzögerungen zu vermeiden, falls eine verantwortliche Person nicht erreichbar ist.

Wer kann eine unterschriftsberechtigte Person sein?

Jeder in Ihrem Unternehmen kann befugt sein, Verträge zu unterschreiben, nicht nur Top-Manager. In der Regel sind dies der CEO, CFO und leitende Manager, aber es kann auch auf Vorstandsmitglieder oder andere Mitarbeiter ausgeweitet werden.

Wie nennt man ein unterzeichnendes Mitglied des Unternehmens?

Die Person, die rechtliche Dokumente oder andere Vereinbarungen unterschreibt, wird als unterschriftsberechtigte Person oder autorisierter Unterzeichner bezeichnet.