SaaS-Vertragsmanagement erklärt für Käufer und Anbieter

TL;DR

• SaaS-Vertragsmanagement umfasst das Erstellen, Verhandeln, Signieren, Speichern und Verlängern von SaaS-Vereinbarungen in einem zuverlässigen System.
• Es hilft dir, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und compliant zu bleiben, indem Genehmigungen, Verlängerungen und wichtige Vertragsbedingungen automatisiert werden.
• Anbieter nutzen es, um Umsatz zu schützen, Verlängerungen zu verwalten und Konsistenz in ihren Deals zu gewährleisten.
• Käufer verlassen sich darauf, um Softwarekosten zu kontrollieren, Nutzung zu verfolgen und verpasste Verlängerungen oder Compliance-Risiken zu vermeiden.
• Ein starkes CLM-System (Contract Lifecycle Management) sorgt für konsistente Klauseln, schnelle Genehmigungen und hohe Transparenz.
• Gut verwaltete SaaS-Verträge enthalten klare Verlängerungsbedingungen, Datenschutzregelungen, Haftungsgrenzen und Nutzungsdetails.
• Wenn Verträge organisiert und automatisiert sind, läuft dein SaaS-Geschäft effizient, transparent – und wächst mit Selbstvertrauen.

Was ist SaaS-Vertragsmanagement?

SaaS-Vertragsmanagement ist der Prozess des Erstellens, Verhandelns, Signierens, Speicherns und Verlängerns von SaaS-Vereinbarungen in einem zuverlässigen System. Wenn es effizient verwaltet wird, kann ein SaaS-Vertrag sich von ein paar inaktiven Seiten zu einer aktiven Vereinbarung entwickeln, die Transparenz, Verantwortlichkeit und Wachstum vorantreibt.

Wie bei jeder Vereinbarung gibt es zwei Seiten bei SaaS-Verträgen:

• Du bist der Anbieter: Du stellst die Software bereit und versprichst zuverlässigen Service und Support.
• Du bist der Käufer: Du bezahlst für den Zugang und stellst sicher, dass die Software deinen Anforderungen entspricht.

Egal auf welcher Seite des Vertrags du stehst, wenn du lernst, SaaS-Verträge effizient zu verwalten, kannst du:

1. ⏱️ Zeit sparen, indem du Genehmigungen, Verlängerungen und Dokumententracking automatisierst.
2. 💰 Kosten senken, indem du ungenutzte Lizenzen erkennst und Überraschungsverlängerungen vermeidest.
3. 🛡️ Compliant bleiben, durch klaren Datenschutz und audit-fähige Dokumentation.
4. 🤝 Die Zusammenarbeit verbessern zwischen Rechtsabteilung, Finanzen, IT und Einkauf.
5. 🔍 Transparenz gewinnen über den Status, Wert und anstehende Fristen jedes Vertrags.

Wenn du ein SaaS-Anbieter bist 🚀

Wahrscheinlich verwaltest du als Anbieter Kundenverträge von Anfang bis Ende. Du kümmerst dich um neue Deals, Verlängerungen und Erweiterungen und sorgst gleichzeitig dafür, dass rechtliche und Compliance-Anforderungen erfüllt sind.

Ein solides Vertragsmanagement hilft Anbietern dabei:

• Die Vertragserstellung und Genehmigungen zu automatisieren.
• Bedingungen, Preise und SLAs für alle Kunden konsistent zu halten.
• Verträge in dein CRM zu integrieren, um reibungslosere Abläufe zu schaffen.
• Verlängerungen und potenzielle Kündigungen zu verfolgen, bevor sie den Umsatz beeinträchtigen.

Mit anderen Worten: Wenn du ein Anbieter bist, baust du einen vorhersehbaren Umsatzstrom für dein Unternehmen auf und versuchst, jede Kundenbeziehung in eine loyale Bindung zu verwandeln.

Wenn du ein SaaS-Käufer bist 🛒

Wenn du auf der Einkaufsseite stehst, nutzt du wahrscheinlich mehr SaaS-Tools, als dir bewusst ist. Marketing, Vertrieb, Finanzen und HR haben alle ihre eigenen Plattformen – und diese Verträge stapeln sich schnell.

SaaS-Vertragsmanagement hilft dir, Ordnung in das Ganze zu bringen. Es ermöglicht dir:

• Jeden Anbietervertrag an einem sicheren, durchsuchbaren Ort zu speichern.
• Verlängerungen zu verfolgen, bevor sie dich überraschen.
• Die Lizenznutzung mit dem abzugleichen, wofür du tatsächlich bezahlst.
• Compliant zu bleiben mit Einkaufs-, Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien.

Hier dreht sich also alles um Ausgaben, Verlängerungen und Anbieterbeziehungen. Dein Ziel ist es, sicherzustellen, dass jedes Abonnement echten Mehrwert liefert und deine Geschäftsziele unterstützt.

Warum dein SaaS-Vertragsmanagement CLM-Unterstützung braucht

Wenn du im SaaS-Bereich sowohl Nutzer als auch Anbieter bist, weißt du, wie schnell sich alles bewegt – und wie kompliziert es mit all den Deals, neuen Tools und spontanen Verlängerungserinnerungen werden kann. Um dem entgegenzuwirken, brauchst du ein richtiges Contract Lifecycle Management (CLM)-System, das dir hilft:

• Genehmigungsprozesse zu automatisieren,
• Klauseln konsistent zu halten und
• der Geschäftsleitung die nötige Transparenz zu geben, um schneller und klüger zu entscheiden.

🛒 Wenn du Käufer bist, schützt du das Budget deines Unternehmens.

🚀 Wenn du Anbieter bist, schützt du den Umsatz deines Unternehmens.

So oder so – ein richtiges CLM sorgt dafür, dass Vertragsmanagement sauber, klar und strukturiert abläuft.

Wie sich SaaS-Verträge von klassischen Software-Deals unterscheiden

Früher waren Softwareverträge einfach. Du hast eine Lizenz gekauft, das Programm installiert – und das war’s. Es ging um Eigentum, es gab kaum laufende Verpflichtungen, und alles war ziemlich statisch.

Aber SaaS-Verträge leben in einer völlig anderen Welt.

SaaS-Verträge heute

• Sind lebendige Partnerschaften. Sie verlängern sich, entwickeln sich weiter und skalieren mit deinem Unternehmen.
• Drehen sich um Abonnement und Service, nicht Eigentum. Du zahlst für kontinuierlichen Mehrwert, Updates und Zuverlässigkeit.
• Beinhalten laufende Verantwortlichkeiten für beide Seiten (Betriebszeit, Datenschutz, Compliance und Support enden nie).
• Erfordern aktives Management. Du musst Verlängerungen im Blick behalten, Nutzung überwachen und anpassen, wenn sich dein Bedarf ändert.

Was jeder SaaS-Vertrag enthalten sollte

Der erste Schritt zum effektiven Management von SaaS-Verträgen ist, sie wirklich zu verstehen.

Jeder SaaS-Vertrag erzählt die Geschichte, wie zwei Unternehmen vereinbaren, zusammenzuarbeiten – und die Details sind entscheidend. Egal, ob du Software kaufst oder verkaufst: Die richtigen Klauseln schützen deine Interessen, schaffen klare Erwartungen und verhindern spätere Kopfschmerzen.

Hier sind die unverzichtbaren Punkte, die jede solide SaaS-Vereinbarung abdecken sollte.

Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsbedingungen

Das ist das Herzstück jedes SaaS-Deals. Es definiert, wie lange der Vertrag gilt, wann er sich verlängert und wie jede Partei ihn sicher kündigen kann.

🚀 Wenn du Anbieter bist, mache die Verlängerungsbedingungen klar und leicht handhabbar. Planbare Verlängerungen bedeuten planbare Umsätze.

🛒 Wenn du Käufer bist, überprüfe Kündigungsfristen und Kündigungsoptionen genau. Du willst nicht ein weiteres Jahr zahlen, nur weil das Verlängerungsdatum durchgerutscht ist.

Eine gut formulierte Verlängerungsklausel hält beide Seiten im Einklang – ohne Überraschungen, ohne unangenehme Abrechnungsstreits.

SLA und Uptime-Versprechen

Ein Service Level Agreement (SLA) definiert die Erwartungen an Zuverlässigkeit und Reaktionszeiten. Es legt Uptime-Ziele, Wartungsfenster und Konsequenzen bei Leistungsabfällen fest.

🚀 Wenn du Anbieter bist, zeigst du hier dein Engagement. Ein solides SLA beweist, dass du Service ernst nimmst – und schafft schnell Vertrauen.

🛒 Wenn du Käufer bist, behandle diesen Abschnitt wie eine Versicherung. Er ist dein Sicherheitsnetz, wenn etwas schiefläuft, und sorgt für Verantwortlichkeit, wenn du sie am meisten brauchst.

Nutzungsmetriken, Benutzeranzahl und Preismodelle

SaaS-Preise sind selten pauschal. Sie hängen oft davon ab, wie viele Nutzer du hast, wie viel Daten du verbrauchst oder welche Funktionen du freischaltest. Deshalb sollten Nutzungs- und Preisdetails immer absolut klar sein.

🚀 Wenn du Anbieter bist, achte darauf, dass dein Preismodell mit dem Wachstum deiner Kunden skaliert. Klarheit heute verhindert Abrechnungsstreitigkeiten morgen.

🛒 Wenn du Käufer bist, behalte deine Nutzung im Blick und stelle sicher, dass der Vertrag genau regelt, wie mit Überziehungen oder Tarifwechseln umgegangen wird.

Ein guter SaaS-Vertrag sollte niemals die Frage offenlassen, wofür man bezahlt – oder warum.

Datenschutz und Privatsphäre

Im SaaS-Bereich dreht sich alles um Daten – und deren Schutz ist nicht optional. In diesem Abschnitt wird geregelt, wie Kundendaten gespeichert, gesichert und verwendet werden – sowie die Einhaltung von Gesetzen wie DSGVO oder SOC 2.

🚀 Wenn du Anbieter bist, liegt es in deiner Verantwortung, Datenschutz und Sicherheit zu einem festen Bestandteil deines Markenversprechens zu machen.

🛒 Wenn du Käufer bist, schützt diese Klausel den Ruf deines Unternehmens. Du solltest genau verstehen, wo deine Daten gespeichert sind und wie mit ihnen umgegangen wird.

Haftung und Freistellung

Nicht immer läuft alles nach Plan. Diese Klausel regelt, wer im Falle eines Problems verantwortlich ist – und in welchem Umfang. Sie ist dein Sicherheitsventil für unerwartete Situationen.

🚀 Wenn du Anbieter bist, solltest du deine Haftung auf faire und kontrollierbare Grenzen beschränken.

🛒 Wenn du Käufer bist, achte darauf, dass der Vertrag dich absichert, falls die Software Schäden verursacht, Daten verletzt oder rechtlichen Anforderungen nicht genügt.

Phasen im Vertragslebenszyklus bei SaaS: von der Erstellung bis zur Verlängerung

Jede erfolgreiche SaaS-Partnerschaft beginnt nicht mit einem Handschlag, sondern mit einem Dokument – einem digitalen Versprechen. Doch ein Vertrag ist kein einzelner Moment, sondern eine Reise, die sowohl Anbieter als auch Käufer gemeinsam antreten. Und wie jede Reise hat auch diese ihre Etappen – jede mit ihrem eigenen Rhythmus, eigenen Risiken und der Chance, etwas Dauerhaftes aufzubauen.

Lass uns diesen Weg gemeinsam verfolgen.

Erstellung und Ausarbeitung

Es beginnt mit einer leeren Seite – oder öfter mit einer SLA-Vorlage, die schon hundert Deals gesehen hat.

🚀 Für den Anbieter geht es beim Erstellen darum, eine Struktur zu bauen, die das eigene Geschäft trägt. Die Formulierungen werden mit Bedacht gewählt – ein Gleichgewicht zwischen juristischer Vorsicht und vertrieblichem Optimismus. Die Klauseln müssen das geistige Eigentum, Verfügbarkeitszusagen und die Preislogik schützen. Es ist ein Schild und ein Statement zugleich: Wir wissen, was wir tun.

🛒 Für den Käufer ist es eine andere Art des Lesens. Er sucht nach Klarheit. Transparenz. Einfachheit. Er versucht zu entschlüsseln: Was passiert, wenn wir wachsen? Wenn wir kündigen? Wenn die Software um 3 Uhr nachts ausfällt? Ziel ist nicht, jemanden in die Falle zu locken, sondern sicherzustellen, dass man mit dem Kleingedruckten auch leben kann, wenn die Tinte trocken ist.

💡 Die besten Verträge lesen sich wie Vereinbarungen zwischen Menschen, nicht wie Schlachtfelder zwischen Anwälten.

Verhandlung und Freigaben

Hier wird die Geschichte spannend.

Alle wollen im Grunde dasselbe – aber sie kreisen um Details, die darüber entscheiden, wie sich der Deal sechs Monate später anfühlt.

🚀 Anbieter wollen schnell vorankommen. Das Vertriebsteam denkt in Quartalszielen, während die Rechtsabteilung in Risikovermeidung denkt. Die Kunst liegt darin, beide wach und auf Linie zu halten.

🛒 Käufer balancieren zwischen Chance und Verantwortung. Die Software könnte Großes ermöglichen – aber sie können nicht ignorieren, was passiert, wenn Zusagen nicht eingehalten werden.

🗣 Gute Verhandlungen klingen nicht wie Streitgespräche, sondern wie das Stimmen von Instrumenten – beide Seiten passen sich an, bis die Melodie stimmt.

E-Signaturen und Speicherung

Und dann – endlich – die Unterschriften.

🚀 Für Anbieter ist das das grüne Licht. Der Vertrag landet sicher im Managementsystem, getaggt, nachverfolgbar und mit Zeitstempel versehen. Sie atmen durch und starten mit dem Onboarding.

🛒 Für Käufer gibt es ein Gefühl der Erleichterung – und vielleicht etwas Nervosität. Jetzt wird es real. Die Software kommt. Sie speichern das PDF in einem sicheren Ordner, setzen Erinnerungen für die Verlängerung – und bereiten sich darauf vor zu sehen, ob die Versprechen gehalten werden.

Leistungs- und Compliance-Tracking

Jetzt beginnt der lebendige Teil des Vertrags – der Teil, der wirklich atmet.

🚀 Anbieter liefern. Sie beobachten Dashboards und Verfügbarkeitsmetriken und stellen sicher, dass jedes vor Monaten gegebene Versprechen weiterhin Bestand hat. Gute Anbieter erfüllen nicht nur ihre Verpflichtungen – sie kommunizieren sie auch und machen Transparenz zu einem Mittel der Kundenbindung.

🛒 Käufer messen. Sie vergleichen, was versprochen wurde, mit dem, was tatsächlich geliefert wird. Sie nehmen Anbieter in die Pflicht – aber nicht als Gegner, sondern als Partner, die gemeinsam im Takt bleiben wollen.

🔍 Ein gesunder Vertrag überwacht nicht – er führt. Er erinnert beide Seiten daran, warum sie ursprünglich zusammengearbeitet haben.

Verlängerung oder Kündigung

Jede Verlängerung ist eine Chance, die Geschichte neu zu schreiben – stärker, klarer und mit besseren Absichten.

🚀 Für den Anbieter ist das der Moment der Wahrheit. Verlängerung bedeutet nicht Überreden, sondern Reflektieren: Hat das Produkt echten Mehrwert gebracht? Hat sich der Support menschlich angefühlt? Die besten Verlängerungsgespräche sind keine Überraschung – sondern Ergebnis einer guten Beziehung.

🛒 Für den Käufer geht es um die Frage: Ist das noch das richtige Tool für uns? Vielleicht ja – vielleicht ist es inzwischen sogar unverzichtbar. Oder vielleicht ist es Zeit, sich nach Alternativen umzusehen.

5 Fehler, die du im SaaS-Vertragsmanagement vermeiden solltest

Zu viele Tools, zu wenig Transparenz

🚀 Für Anbieter beginnt es oft mit Begeisterung. Jede Abteilung will ihr eigenes Tool für Angebote, Dokumente und Signaturen. Am Ende entsteht ein Labyrinth aus Tabellen, CRMs und Laufwerken. Das Problem ist nicht der Mangel an Tools – sondern dass niemand weiß, wo die aktuelle Version des Vertrags liegt.

🛒 Für Käufer ist das Problem ähnlich – nur umgekehrt. Der Einkauf nutzt ein System, IT ein anderes, Legal ein drittes. Wenn ein Verlängerungstermin näher rückt, weiß niemand, wem die Beziehung gehört oder was überhaupt vereinbart war.

✅ Lösung: Zentralisiere alle Verträge in einer sicheren Plattform wie fynk – so sind Versionen, Teams und Fristen an einem Ort sichtbar.

Komplexe Preise und heimliche Verlängerungen

🚀 Anbieter lieben es, neue Preismodelle zu erfinden – aber zu viel Komplexität kann nach hinten losgehen. Wenn Käufer nicht verstehen, wie die Kosten skalieren, fühlen sie sich über den Tisch gezogen – selbst wenn rechnerisch alles korrekt ist. Klare Kommunikation schlägt clevere Preistricks jedes Mal.

🛒 Käufer vergessen manchmal, wie sich Preismodelle mit der Nutzung verändern. Was mal ein fairer Deal war, kann sich leise zu einem Budget-Killer entwickeln.

✅ Lösung: Lege einen klaren Preistracker an, der jeden Vertrag mit seinem aktuellen Plan, der Nutzung und den Verlängerungsbedingungen verknüpft. Prüfe das vierteljährlich mit dem Finanzteam, um Preisänderungen früh zu erkennen und rechtzeitig nachzuverhandeln.

Verpasste Fristen und automatische Verlängerungen

Verträge scheitern nicht an fehlenden Unterschriften – sie scheitern an vergessenen Erinnerungen.

🚀 Anbieter verlassen sich gern darauf, dass Verlängerungen schon automatisch passieren. Doch ohne klaren Kommunikationsprozess fühlen sich Käufer überrumpelt – und springen ab, statt zu verlängern.

🛒 Käufer übersehen gern mal die automatische Verlängerungsklausel. Eine vergessene Kalendereinladung – und schon zahlst du ein weiteres Jahr für eine Plattform, die du eigentlich kündigen wolltest.

✅ Lösung: Automatisiere Erinnerungen und Benachrichtigungen zu Verlängerungen, damit du nie wieder einen Termin verpasst – oder für etwas zahlst, das du gar nicht mehr brauchst.

Sicherheits-, Compliance- und Governance-Probleme

Das ist der stille Teil des Vertragsmanagements – der erst laut wird, wenn etwas schiefläuft.

🚀 Anbieter müssen Innovation mit Verantwortung ausbalancieren. Jede neue Funktion oder Integration muss datenschutzkonform und regelkonform sein. Governance zu überspringen, nur um schneller zu sein, ist ein Risiko, das dich später einholt.

🛒 Käufer stimmen oft Sicherheitsklauseln zu, ohne sie wirklich geprüft zu haben. Wenn das Compliance-Team später nachbohrt, hält der Vertrag der Kontrolle nicht stand.

✅ Lösung: Verwende ein audit-sicheres System, das durchgehend konforme Klauseln und Datenschutzstandards durchsetzt.

Legal, IT und Finance sprechen nicht miteinander

Das ist vielleicht der menschlichste aller Fehler.

🚀 Anbieter arbeiten oft in Silos: Die Rechtsabteilung schreibt den Vertrag, der Vertrieb macht den Abschluss, Finance verfolgt die Rechnungen und IT kümmert sich um die Bereitstellung. Wenn diese Teams nicht synchron sind, leidet die Kundenerfahrung.

🛒 Käufer erleben dasselbe – nur andersherum: Legal gibt etwas frei, IT implementiert etwas anderes, Finance zahlt für etwas leicht Abweichendes. Das Ergebnis: Frustration auf allen Seiten – und ein Vertrag, den niemand wirklich im Griff hat.

✅ Lösung: Verbinde alle Abteilungen über einen gemeinsamen Arbeitsbereich in fynk, damit jedes Team mit denselben Vertragsdaten arbeitet – in Echtzeit.

Wie du SaaS-Vertragsmanagement richtig machst

Schritt 1: Alle Verträge an einem durchsuchbaren Ort sammeln

Importiere alle Dokumente in ein einziges, cloudbasiertes Vertragsarchiv. Ergänze sie mit Metadaten wie Verlängerungsdaten, Vertragsverantwortlichen, Preismodellen und Hauptverpflichtungen. Mach alles durchsuchbar, sicher und für alle relevanten Personen zugänglich.

🚀 Für Anbieter entsteht so ein lebendiges Archiv deiner gesamten Kundenbasis – bereit für Audits oder Verlängerungsgespräche jederzeit.

🛒 Für Käufer bedeutet das: Keine Überraschungen mehr bei Verlängerungsbenachrichtigungen. Du siehst, was du hast, was du schuldest – und was als Nächstes ansteht.

Schritt 2: Standardisierte Vertragsvorlagen erstellen

Standardisierung tötet keine Flexibilität – sie schafft Raum für bessere Entscheidungen.

🚀 Anbieter nutzen standardisierte Vorlagen, um sicherzustellen, dass jeder neue Deal den genehmigten Bedingungen entspricht. Keine sich ständig ändernden Klauseln mehr. Kein Versionschaos.

🛒 Käufer erstellen eigene Prüf-Checklisten oder bevorzugte Bedingungen, um diese mit Anbieter-Vorlagen abzugleichen. Das verkürzt Verhandlungen und verhindert spätere böse Überraschungen.

Schritt 3: Genehmigungen und Prüfungen automatisieren

Richte automatisierte Workflows ein, damit Verträge zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen landen. Juristische Prüfungen, Finanzfreigaben und finale Zustimmungen sollten direkt in deinem Vertragsmanagement-System stattfinden – nicht über endlose E-Mail-Ketten.

🚀 Für Anbieter bedeutet das schnellere Vertriebszyklen und weniger Blockaden.

🛒 Für Käufer bringt es Nachvollziehbarkeit und eine saubere Prüfungshistorie.

Schritt 4: Erinnerungen für Verlängerung und Kündigung einrichten

Lege Erinnerungen und automatische Benachrichtigungen für alle wichtigen Meilensteine an. Informiere mindestens 90 Tage vor Vertragsende über Verlängerungen – so bleibt genug Zeit für Leistungsbewertung, Preisverhandlungen und Zufriedenheitscheck.

🚀 Für Anbieter ist das die Chance, früh mit dem Kunden ins Gespräch zu kommen und Mehrwert zu zeigen.

🛒 Für Käufer ist es der Unterschied zwischen proaktiver Entscheidung und reaktiver Kostenfalle.

💬 Lass niemals einen Vertrag verlängern, ohne vorher darüber gesprochen zu haben.

Schritt 5: Onboarding- und Offboarding-Prozesse aufräumen

Wenn neue Verträge unterzeichnet sind, sollte das Onboarding wie der Beginn einer Partnerschaft wirken – nicht wie ein Papierkrieg. Und wenn Verträge enden, sollte das Offboarding sauber und compliant ablaufen.

🚀 Anbieter sollten Provisionierung, Willkommensnachrichten und erste Nutzungsdaten automatisieren. Die ersten 30 Tage sollten nahtlos und professionell ablaufen.

🛒 Käufer sollten beim Offboarding den Zugang widerrufen, Daten entfernen und sicherstellen, dass Kündigungsverpflichtungen erfüllt sind.

Schritt 6: Audit-Bereitschaft ohne Stress

Niemand liebt das Wort „Audit“ – aber auditbereit zu sein muss kein Stressfaktor sein.

🚀 Anbieter sollten Versionen, Genehmigungsschritte und Datenzugriffe sauber dokumentieren und leicht abrufbar halten. Das richtige System generiert Berichte in Sekunden.

🛒 Käufer sollten zu jedem SaaS-Anbieter, besonders bei sensiblen Daten, Compliance-Dokumentation bereithalten.

Das Ziel ist nicht nur, eine Prüfung zu bestehen. Es ist die Fähigkeit zu sagen: Wir wissen genau, was in unseren Verträgen steht – und wir halten uns auch daran.

Das richtige Tool fürs SaaS-Vertragsmanagement wählen

Ein Vertragsmanagement-Tool sollte sich nahtlos in deinen Workflow einfügen, Verwaltungsaufwand reduzieren und dir vollständige Transparenz über alle Verträge geben – ob du sie ausstellst oder empfängst.

Wichtige Funktionen – für Verkäufer und Käufer

• Verlängerungs- und Lizenzverfolgung: Automatische Benachrichtigungen vor Verlängerungen oder Abläufen – idealerweise 60–90 Tage im Voraus.
• Zentralisiertes Repository: Eine durchsuchbare Datenbank für alle Verträge mit Metadaten wie Verantwortlichen, Vertragswert und Laufzeit.
• Workflow-Automatisierung: Automatisches Routing für Prüfungen und Freigaben zur Vermeidung von Engpässen.
• E-Signatur-Integration: Integriert oder angebunden an gängige E-Signatur-Plattformen.
• Analysen und Berichte: Echtzeit-Transparenz über aktive Verträge, Verlängerungspipeline und Ausgaben.
• Sicherheit und Compliance: Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Konformität mit Standards wie ISO 27001 und DSGVO.
• Versionskontrolle: Änderungen nachverfolgen, Dokumenthistorie erhalten und Überschreiben vermeiden.
• Skalierbarkeit und Performance: Auch bei wachsendem Vertragsvolumen zuverlässig performant.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Oberfläche, die auch Nicht-Juristen schnell verstehen.
• Support und Onboarding: Reaktionsschneller Support, klare Dokumentation und Unterstützung bei der Implementierung.

Speziell für SaaS-Anbieter (Vendors) 🚀

Anbieter verwalten große Mengen ähnlicher Verträge – sie brauchen Systeme, die Geschwindigkeit, Compliance und Umsatzschutz gleichzeitig ermöglichen.

• CRM-Integration: Direkte Anbindung an CRMs wie Salesforce, HubSpot oder dein Vertriebstool, um Verträge direkt aus Deals zu generieren.
• Automatisierte Genehmigungen: Regeln für juristische, finanzielle oder Management-Freigaben definieren, um den Vertriebszyklus zu verkürzen.
• Vorlagen- und Klausel-Bibliothek: Vorgeprüfte Vorlagen und wiederverwendbare Klauseln, um Konsistenz sicherzustellen.
• Verlängerungspipeline verfolgen: Verlängerungen nach Kunde, ARR oder Risikokategorie anzeigen.
• Multi-Entity-Support: Verträge über Tochtergesellschaften, Regionen oder Produktlinien hinweg verwalten.
• Transparenz für Customer Success: CSMs können direkt in ihren Tools Vertragsdetails und Verlängerungsfristen einsehen.
• API-Zugriff: Per API integrieren mit Abrechnung, Ticketsystemen oder Subscription-Tools – für fließenden Datenaustausch.

Speziell für SaaS-Käufer 🛒

Käufer konzentrieren sich auf Kostenkontrolle, Risikominimierung und Anbieterbewertung. Das richtige System ermöglicht dir:

• Ausgabentransparenz: Dashboards mit Gesamt-Ausgaben je Anbieter, Abteilung und Verlängerungszyklus.
• Integration mit Einkauf & Finanzen: Anbindung an Tools wie Coupa, NetSuite oder SAP für vollständige Nachverfolgbarkeit.

Wie fynk dir hilft, SaaS-Verträge besser zu managen

Wenn du ein Tool suchst, das Vertragsmanagement einfacher und nicht komplizierter macht – fynk wurde genau dafür entwickelt. Es bringt deine Verträge, Genehmigungen und Verlängerungen in einen Arbeitsbereich, den Teams tatsächlich gern nutzen.

Mit fynk kannst du:

• Alle SaaS-Verträge sicher und durchsuchbar an einem Ort organisieren,
• Genehmigungen und Erinnerungen automatisieren, damit nichts untergeht,
• Vorlagen und Klausel-Bibliotheken nutzen, um schneller zu entwerfen und konsistent zu bleiben,
• Verlängerungen, Ausgaben und Leistungen über übersichtliche Dashboards verfolgen,
• Tools wie Salesforce, HubSpot oder NetSuite integrieren, um nahtlose Abläufe zu schaffen.

fynk versucht nicht, deine Arbeitsweise zu verändern – es macht sie einfach reibungsloser, schneller und deutlich übersichtlicher.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen SaaS-Vertragsmanagement und Abo-Management?

SaaS-Vertragsmanagement befasst sich mit dem rechtlichen und operativen Teil – also mit Vereinbarungen, Verlängerungen und Compliance. Abo-Management kümmert sich um Abrechnung, Zahlungen und Kundenabonnements. Wenn du Anbieter bist, solltest du beides verbinden, damit der Prozess reibungslos vom Vertrag bis zum Zahlungseingang läuft.

Wer sollte das SaaS-Vertragsmanagement im Unternehmen verantworten?

Bei Käufern liegt es oft bei Legal oder dem Einkauf, aber auch IT und Finanzen sind involviert. Bei Anbietern ist es meist eine Mischung aus Legal und Sales Operations, wobei Finanzen die Verlängerungen und das Reporting managen. Wichtig ist, dass es eine zentrale Ansprechperson gibt, die für Transparenz und Konsistenz sorgt.

Welche Kennzahlen sollte ich zur Bewertung von SaaS-Verträgen verfolgen?

Für Käufer: Verlängerungsrate, Anbieter-Uptime bzw. SLA-Erfüllung und Kosten pro aktivem Nutzer. Für Anbieter: Verlängerungs- und Kündigungsraten, durchschnittliche Deal-Zyklusdauer und Vertragswertwachstum durch Upgrades oder Erweiterungen.

Was ist das größte rechtliche Risiko in SaaS-Verträgen?

Für Anbieter: Datenpannen oder Ausfälle, die dein SLA brechen. Für Käufer: Unklare Datenhoheit oder vage Kündigungsklauseln. Definiere immer, wem die Daten gehören, wie sie geschützt werden – und was passiert, wenn der Vertrag endet.

Wann sollte man mit Verlängerungsgesprächen starten?

Wenn du Anbieter bist: ca. 90 Tage vor Vertragsende – um Mehrwert zu zeigen und Upgrades zu besprechen. Wenn du Käufer bist: mindestens 60 Tage vorher – um Nutzung, Leistung und Kosten zu prüfen, bevor du erneut unterschreibst.

Was ist der Unterschied zwischen automatischer Verlängerung und Evergreen-Verträgen?

Bei einer automatischen Verlängerung verlängert sich der Vertrag um einen festen Zeitraum (z. B. 1 Jahr), sofern er nicht gekündigt wird. Ein Evergreen-Vertrag läuft unbefristet, bis eine Partei aktiv kündigt. Käufer sollten beide Varianten gut im Blick behalten, Anbieter sollten Verlängerungsfristen klar kommunizieren.

Woran erkenne ich, dass unser Vertragsmanagement ein Upgrade braucht?

Ihr habt eine Verlängerung verpasst oder für ungenutzte Lizenzen gezahlt. Teams finden die aktuelle Vertragsversion nicht. Genehmigungen dauern länger als der eigentliche Deal. Legal hat keinen Überblick über Verpflichtungen und Risiken. Wenn dir das bekannt vorkommt: Raus aus den Tabellen, rein in ein richtiges CLM-System.

Autor:

Rezvan Golestaneh