Wie du automatisierte Vorlagen für Verträge mit fynk erstellst

💡 Bei fynk unterstützen wir Hunderte von Teams bei der Automatisierung ihrer Vertrags-Workflows – von schnell wachsenden Startups bis hin zu großen Organisationen mit tausenden von Verträgen. Wir sehen täglich, wie dynamische Felder, bedingte Logik, Workflows, Integrationen und Massen-Erstellung manuelle Arbeit reduzieren und Verträge konsistent halten. Dieser Leitfaden fasst die Best Practices zusammen, die wir von echten Kund:innen gelernt haben – damit du automatisierte Vorlagen erstellen kannst, die in der Praxis funktionieren.

Was sind automatisierte Vertragsvorlagen?

Automatisierte Vorlagen sind intelligente, wiederverwendbare Dokumentenstrukturen, die Verträge oder Vereinbarungen automatisch generieren, indem sie dynamische Daten – wie Kundennamen, Preise oder Vertragsbedingungen – in vordefinierte Platzhalter einfügen. Sie bilden die Grundlage für die automatisierte Dokumentenerstellung, bei der sich deine Inhalte sofort an die bereitgestellten Informationen anpassen.

Anstatt jeden neuen Vertrag manuell zu bearbeiten, verwenden automatisierte Vorlagen Variablen, bedingte Logik, verknüpfte Klauseln, Integrationen und Workflows, um Inhalte automatisch anhand bestimmter Eingaben oder Auslöser anzupassen.

Ein Beispiel: Eine einzige automatisierte Vorlage kann unterschiedliche Versionen eines Vertriebsvertrags erstellen – je nach Region, Vertragswert oder Zahlungsbedingungen.

In fynk verfügen automatisierte Vorlagen über:

• Dynamische Felder und Metadaten: Ziehe Daten direkt aus CRM-Systemen (z. B. Salesforce oder HubSpot), Formularen oder aus deinen eigenen fynk-Datenfeldern.
• Bedingte Logik: Füge Klauseln automatisch hinzu oder lasse sie weg – abhängig von deinen Geschäftsregeln.
• Genehmigungs-Workflows: Verknüpfe Vorlagen mit Genehmigungs-, Unterzeichnungs- und Nachverfolgungsprozessen für vollständige Automatisierung.
• Aufgabenautomatisierung: Erstelle wiederkehrende oder einmalige Aufgaben automatisch, sobald ein neues Dokument generiert wird – damit Folgeaufgaben nicht vergessen werden.
• Integrationen: Verbinde fynk mit Tools wie CRM-Systemen, Google Drive, Slack oder Zapier, um Aktionen auszulösen und Daten automatisch zu synchronisieren.
• Benachrichtigungen: Versende automatische Hinweise bei wichtigen Ereignissen wie Genehmigungen, Kommentaren, Unterzeichnung, Verlängerungen oder bevorstehenden Fristen.
• Markenstil: Wende Kopf- und Fußzeilen sowie Markenfarben deines Unternehmens an, damit jedes Dokument einheitlich und professionell aussieht.

Was sind die Vorteile automatisierter Vorlagen?

Denn ohne Vorlagenautomatisierung verlierst du wertvolle Zeit mit wiederholenden Aufgaben. Um die Vorteile vollständig automatisierter Verträge zu nutzen, brauchst du zuerst automatisierte Vorlagen, damit du Verträge schneller, fehlerfreier und konsistenter im Team erstellen kannst.

1. Schnellere Vertragserstellung 🚀
Keine manuellen Änderungen oder Copy-Paste mehr. Fülle ein paar Felder aus und erstelle in wenigen Minuten ein sauberes, versandfertiges Dokument.

2. Weniger Fehler ✔️
Dynamische Felder und Klauselbibliotheken reduzieren Tippfehler, veraltete Formulierungen und fehlende Informationen. Deine Daten bleiben korrekt.

3. Einheitlich im ganzen Team 🤝
Alle verwenden die gleiche Struktur, Sprache und Formatierung. Vertrieb, Recht und Finanzen arbeiten immer mit vertrauten, standardisierten Dokumenten.

4. Reibungslosere Zusammenarbeit und Freigaben 🔄
Prüfende wissen genau, worauf sie achten müssen. Freigabeprozesse sind voreingestellt, vorhersehbar und leicht nachvollziehbar.

5. Bessere Berichte 📊
Strukturierte Felder liefern aussagekräftige Einblicke. Du kannst Vertragswerte, Verlängerungskonditionen, oft genutzte Klauseln und mehr nachverfolgen.

6. Bereit für vollständige Automatisierung 🤖
Sobald deine Vorlagen standardisiert sind, kannst du sie mit CRM-Daten, automatischen Freigaben, Erinnerungen und Verlängerungen verknüpfen – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Welche Dokumente lassen sich automatisieren?

Wenn ein Dokument oder eine Vereinbarung:

• Häufig verwendet wird
• Einer wiederholbaren Struktur folgt
• Sich nur in Details wie Namen, Daten, Preisen oder Klauseln unterscheidet
• Für jede Version manuell bearbeitet oder kopiert werden muss
• Im gesamten Team oder bei allen Kund:innen einheitlich bleiben muss

Dann ist es ein idealer Kandidat für die Automatisierung.

Hier sind einige der häufigsten automatisierten juristischen Vorlagen, die du im täglichen Geschäft einsetzen kannst:

• Vertriebsverträge
• NDAs (Geheimhaltungsvereinbarungen)
• Rahmenverträge (MSAs)
• Angebote, Bestellformulare und Rechnungen
• Arbeitsverträge und Einstellungsbriefe
• Verträge mit Dienstleistern oder Freelancern
• Lieferanten- und Vendorenverträge
• Bestellungen (POs)
• Service-Level-Vereinbarungen (SLAs)
• Datenverarbeitungsvereinbarungen (DVVs)
• Miet- oder Leasingverträge
• Darlehens- oder Finanzierungsdokumente

Um nur ein paar zu nennen…

Wie erstellst du eine automatisierte Vorlage in fynk?

Bevor du mit der Automatisierung einer Vorlage beginnst, brauchst du zuerst eine Vorlage als Grundlage.

• Wenn du bereits eine Vorlage hast: Lade dein bestehendes Word-Dokument in fynk hoch. Beim Import siehst du die Formatierungseinstellungen (mit einem charmanten Polish-O-Meter), um unnötige Formatierungen aus der Vorlage zu entfernen.
• Wenn du von Grund auf starten willst: Beginne mit dem Schreiben im Editor von fynk. Dort findest du alle Werkzeuge, die du brauchst – inklusive einem KI-Textgenerator, der dir einen einfachen Einstieg bietet.
• Wenn du lieber mit einer Vorlage startest: Dann schau in unserer umfassenden Vorlagengalerie nach und suche dir eine Vorlage aus, die du weiter anpassen möchtest.

✨ Pro Tipp: Stelle sicher, dass die von dir gewählte Vorlage bereits von deinem Team (z. B. Rechtsabteilung) freigegeben wurde.

Angenommen, du entscheidest dich für eine Vorlage als Ausgangspunkt – so passt du sie für die Automatisierung an:

1. Ersetze die wichtigsten Informationen durch dynamische Felder (und verknüpfe sie bei Bedarf mit deinem CRM)
2. Füge bedingte Logiken hinzu (wenn notwendig)
3. Füge Prüfstationen für Reviewer ein
4. Erstelle wiederkehrende Aufgaben (wenn nötig)
5. Passe deine Benachrichtigungen an
6. Füge feste Informationen hinzu
7. Hänge bei Bedarf Anhänge an

Lass uns jeden Schritt gemeinsam durchgehen.

1. Dynamische Felder einfügen und Daten mit Integrationen verknüpfen

Dynamische Felder in fynk sind eine der besten Möglichkeiten, deine Vorlage zu automatisieren. Das sind die Schlüsselinformationen in deinem Dokument, die sich von Vertrag zu Vertrag unterscheiden – und sie können ganz unterschiedliche Typen haben. Wenn du bereits eine Vorlage im .docx-Format hast, stehen sie vermutlich als [Effective_Date] oder {{Effective_Date}} im Text.

Beispiele dafür sind:

• Wirksamkeitsdatum – Typ: Datum
• Name des Verkäuferunternehmens – Typ: Text
• Gesamtvertragswert – Typ: Währung
• Zahlungsbedingungen (Tage) – Typ: Dauer
• E-Mail des Käufers – Typ: E-Mail

und so weiter …

Du musst jedes dieser statischen Felder in ein dynamisches umwandeln. In fynk kannst du das ganz einfach per Drag-and-Drop machen: Ziehe das passende Feld in den Text und fülle es dort aus.

✨ Pro Tipp: Du kannst für dynamische Felder Standardwerte festlegen, damit das Ausfüllen der Vorlage später noch schneller geht.

Verknüpfe deine Felder mit Integrationen

Wenn deine Daten in einem CRM oder einer Excel-Datenbank liegen, kannst du fynk-Integrationen nutzen, um sie zu verknüpfen und die Vertragserstellung zu beschleunigen.

Angenommen, du erstellst einen Vertriebsvertrag und hast Kundendaten in deinem CRM gespeichert. Zum Beispiel:

• Firmenname → Kundenname
• Kontakt-E-Mail → E-Mail-Adresse des Kunden
• Deal-Wert → Gesamtvertragswert
• Abschlussdatum → Wirksamkeitsdatum
• Account Owner → Name der Vertriebsverantwortlichen

Sobald die Felder zugeordnet sind, zieht fynk diese Daten automatisch in deine Vorlage – jeder neue Vertrag wird dann sofort mit den richtigen Werten generiert.

2. Bedingte Logiken verwenden

Bedingte Logik in fynk macht deine Vorlagenautomatisierung smart und mühelos. Sie sorgt dafür, dass sich der Inhalt deines Dokuments automatisch anpasst – je nachdem, welche Daten es erhält. So musst du nichts neu schreiben oder manuell überprüfen.

Zum Beispiel:

• Wenn das Land des Kunden „Deutschland“ ist → automatisch deutsches Recht und Gerichtsstand hinzufügen.
• Wenn der Projekttyp „Implementierung“ ist → Abschnitt Training und Onboarding wird automatisch ergänzt.
• Wenn die Zahlungsbedingungen „Vorauszahlung“ sind → die Vorauszahlungsklausel ersetzt den Standardtext „Netto 30“.
• Wenn die Vertragslaufzeit über 12 Monate beträgt → wird die Verlängerungsklausel automatisch hinzugefügt.

💡 Wissenswert: Bedingte Logik in fynk funktioniert zusammen mit dynamischen Feldern. Das heißt: Deine automatisierte Vorlage reagiert auf die Daten, die du eingibst. Wenn z. B. das Feld Region auf „Deutschland“ gesetzt ist, wird automatisch die passende Rechtsklausel eingefügt.

3. Verträge automatisch zur Prüfung versenden

In fynk kannst du deine Vertragsvorlagen so einrichten, dass sie automatisch zur Prüfung weitergeleitet werden, sobald sie einen bestimmten Status erreichen. Du musst also keine Entwürfe mehr manuell weiterleiten oder verfolgen, wer was freigeben soll.

Beispiel: Du kannst vordefinieren, dass Verträge, die auf einer bestimmten Vorlage basieren, zuerst an die Account Manager:in, dann an das Legal Team und anschließend an die Finanzabteilung zur Prüfung gehen, bevor sie zur Unterschrift versendet werden.

Sobald diese Prüfroute in der Vorlage eingerichtet ist, wird sie automatisch für jedes neue Dokument angewendet. So laufen Freigaben schneller, die richtigen Personen sind immer eingebunden und dein Freigabeprozess bleibt ohne zusätzlichen Aufwand konsistent.

4. Wiederkehrende Aufgaben automatisch erstellen

Du kannst in fynk auch wiederkehrende Aufgaben direkt auf Vorlagenebene anlegen. Das bedeutet: Jedes Mal, wenn ein neues Dokument aus dieser Vorlage generiert wird, wird automatisch eine passende Aufgabe erstellt – entweder für eine Person oder ein ganzes Team.

Beispiel: Du fügst eine Aufgabenverfolgung für die Leistungskontrolle hinzu, sodass eine wiederkehrende Aufgabe wie „Überprüfe den Projektfortschritt nach 30 Tagen“ automatisch ausgelöst wird.

5. Benachrichtigungen anpassen

Automatisierung ist nur dann effektiv, wenn die richtigen Personen wissen, was passiert. In fynk kannst du direkt in der Vorlage Benachrichtigungsregeln definieren, sodass jedes neue Dokument die gleichen Regeln befolgt.

fynk bietet dir eine Vielzahl von Benachrichtigungsauslösern. Du entscheidest, wer welche Art von Hinweis bekommt – und jedes Dokument aus der Vorlage verhält sich identisch.

Du kannst u. a. automatisieren:

• Prüfschritt genehmigt, abgelehnt oder storniert
• Prüfschritt erfordert Genehmigung (mit optionalen Erinnerungen)
• Neuer Kommentar im Dokument
• Dokument wechselt in die Signaturphase
• Partei ist bereit zur Unterzeichnung
• Unterschrift erforderlich (mit wiederholten Erinnerungen)
• Dokument wurde von allen Parteien unterzeichnet
• Dokument nähert sich seiner Kündigungsfrist
• Zwei Wochen vor Vertragsbeginn
• Zwei Wochen vor Vertragsablauf
• Zwei Wochen vor Verlängerung

✨ Pro Tipp: Benachrichtige nicht alle über alles. Nutze Benachrichtigungen gezielt für die Momente, in denen jemand wirklich aktiv werden muss. So bleibt dein Team aufmerksam, ohne Benachrichtigungsmüdigkeit zu erzeugen.

6. Feste Informationen und Anhänge hinzufügen

Nicht alle Inhalte in deiner Vorlage müssen dynamisch sein. Einige Elemente – wie z. B. rechtliche Hinweise, Standardklauseln oder Kontaktdaten – bleiben oft gleich und sollten deshalb fest in der Vorlage stehen.

Wenn du zusätzliche Dokumente wie z. B. AGB, Preislisten oder Leistungsbeschreibungen anhängen möchtest, kannst du sie ebenfalls in der Vorlage integrieren. Diese Anhänge werden dann automatisch mit jedem neuen Vertrag mitgesendet – ganz ohne manuelles Zutun.

7. Automatisierte Vorlagenerstellung mit Zapier

Du kannst fynk auch mit Zapier verbinden, um zu automatisieren, wie Verträge erstellt und geteilt werden. Zum Beispiel:

• Wenn ein Deal in deinem CRM auf „Closed Won“ gesetzt wird → erstellt fynk automatisch einen neuen Vertriebsvertrag basierend auf deiner Vorlage.
• Wenn ein Vertrag in fynk unterzeichnet wurde → aktualisiert Zapier die Deal-Stufe im CRM auf „Vertrag unterzeichnet“.
• Wenn eine Vereinbarung abgeschlossen ist → wird eine PDF-Kopie automatisch an Google Drive und deinen Slack-Kanal gesendet – für Dokumentation und Sichtbarkeit im Team.

Mit diesem Setup sparst du dir wiederholende Schritte – Verträge gehen nahtlos vom Abschluss zur Unterschrift über, ganz ohne manuelles Nachfassen.

Was du sonst noch mit automatisierten Vorlagen tun kannst

Automatisierte Verträge in großen Mengen generieren

Mit automatisierten Vorlagen in fynk kannst du auch große Mengen an Dokumenten auf einmal erstellen – mithilfe einer einzigen Vorlage und einer strukturierten Datenquelle. Das ist ideal, wenn du viele ähnliche Verträge schnell und konsistent generieren musst.

Typische Anwendungsfälle für die Massen-Erstellung:

• Aktualisierte Datenverarbeitungsvereinbarungen (DVVs) an alle Kund:innen senden
• Verlängerungsangebote für anstehende Vertragsperioden erzeugen
• Lieferantenverträge für eine gesamte Partnerliste erstellen
• Bestellformulare oder Angebote für mehrere Deals gleichzeitig generieren

So funktioniert’s:

Lade deinen Datensatz hoch (aus deinem CRM, einer Tabelle oder aus fynk-Feldern), ordne jede Spalte dem passenden dynamischen Feld zu – und fynk erstellt automatisch ein Dokument pro Eintrag. Jeder Vertrag enthält die korrekten Werte, bedingte Klauseln, Aufgaben und Workflows – alles vollautomatisch.

Viele Teams nutzen genau dieses Vorgehen in ihrem Tagesgeschäft, um stundenlange manuelle Dokumentenarbeit durch einen einzigen automatisierten Schritt zu ersetzen.

Vorlagen an dein Branding anpassen

Automatisierte Vorlagen helfen dir auch dabei, dein Markenbild konsistent zu halten. In fynk kannst du ganz einfach deine Unternehmensidentität anwenden, sodass jeder Vertrag professionell und einheitlich aussieht. Das ist besonders hilfreich, wenn du automatisierte Vorlagen für gebrandete Inhalte nutzt.

Kopf- und Fußzeilen

Füge dein Logo, Unternehmensdetails oder rechtliche Hinweise einmal hinzu. Jedes Dokument, das auf dieser Vorlage basiert, verwendet automatisch dieselbe Kopf- und Fußzeile.

Markenfarben

Wende deine Markenfarben auf die Vorlage an, um einen klaren, konsistenten Look zu schaffen. Alle generierten Dokumente folgen dann dem gleichen Stil.

Wenn du diese Elemente auf Vorlagenebene einrichtest, unterstützt jedes erstellte Dokument dein Markenbild und bleibt visuell konsistent.

Jetzt bist du dran

Automatisierte Vorlagen nehmen dir die manuelle Arbeit rund um Vertragsprozesse ab – von dynamischen Feldern und smarter Logik bis hin zur Massen-Erstellung und automatisierten Freigaben. Sobald du deine erste Vorlage eingerichtet hast, wird jedes neue Dokument schneller, konsistenter und viel einfacher zu verwalten.

Wenn du bereit bist, deinen Vertragsprozess zu optimieren – jetzt ist der perfekte Zeitpunkt.

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Deine Verträge können im Autopilot laufen. Alles, was du brauchst, ist die richtige Vorlage.

FAQs

Was ist eine automatisierte Vorlage in fynk?

Eine automatisierte Vorlage ist ein wiederverwendbares Dokument, das Felder automatisch ausfüllt, Logiken anwendet und Workflows auslöst – so musst du Verträge nicht mehr manuell bearbeiten.

Brauche ich technische Kenntnisse, um automatisierte Vorlagen zu erstellen?

Nein. Der Editor von fynk erlaubt dir, Felder per Drag-and-Drop zu platzieren, einfache Regeln für Logiken festzulegen und Integrationen zu verbinden – ganz ohne technisches Wissen.

Können automatisierte Vorlagen Daten aus meinem CRM ziehen?

Ja. Du kannst Felder aus Systemen wie Salesforce oder HubSpot zuordnen, sodass Kundendaten, Deal-Werte, Daten und weitere Infos automatisch synchronisiert werden.

Kann ich einen Vertrag nach der Generierung noch anpassen?

Ja. Du kannst Inhalte bearbeiten, Aufgaben zuweisen und Details anpassen – ohne dass die Automatisierung der Vorlage verloren geht.

Für welche Dokumenttypen eignen sich automatisierte Vorlagen am besten?

Für alle Dokumente mit einer wiederholbaren Struktur – z. B. NDAs, Vertriebsverträge, MSAs, Bestellformulare, Arbeitsverträge oder Lieferantenvereinbarungen.

Können automatisierte Vorlagen mit unterschiedlichen Ländern oder rechtlichen Vorgaben umgehen?

Ja. Dank bedingter Logik kannst du Klauseln, geltendes Recht und Steuerinformationen automatisch je nach Region oder Vertragsdaten anpassen.

Was passiert, wenn ich eine Vorlage aktualisiere – ändern sich dann bestehende Verträge?

Nein. Änderungen betreffen nur neue Dokumente, die aus der Vorlage erstellt werden. Bestehende Verträge bleiben unverändert und vollständig nachvollziehbar.

Können mehrere Teams an derselben automatisierten Vorlage arbeiten?

Ja. Du kannst Berechtigungen verwalten und Rollen zuweisen, sodass z. B. Legal, Sales und Operations gemeinsam sicher an Vorlagen arbeiten können.

Autor:

Rezvan Golestaneh