Europas B2B-Connector – und warum Verträge so entscheidend sind

Unite Network SE ist eine der größten B2B-Plattformen Europas und verbindet Einkäufer und Lieferanten in einem vertrauenswürdigen digitalen Netzwerk. Das Unternehmen ist in mehreren Ländern aktiv, arbeitet mit Dutzenden Teams und managt täglich komplexe Verträge mit Kunden und Dienstleistern. In dieser Größenordnung sind Verträge das Rückgrat für Vertrauen, Umsatzsicherung und Compliance.

Doch bis vor Kurzem waren die Vertragsprozesse bei Unite dezentral, manuell und langsam – ein Nährboden für versteckte Risiken.

„Wir haben Geld verloren, weil wir Kündigungsfristen verpasst haben“

Vor fynk bestand das Vertragsmanagement aus einem Flickenteppich: Ordnerstrukturen, endlose E-Mail-Ketten, Word-Dateien und digitalen Signaturtools wie Adobe Sign. Jede Abteilung verwaltete ihre Verträge für sich. Ein zentrales System? Fehlanzeige.

„Unser größtes Problem war die Ablage. Alles war dezentral. Jede Abteilung machte ihr eigenes Ding. Manche Dateien fehlten, andere gab es doppelt. Es gab einfach kein durchgängiges System dahinter,“ erklärt Elisa Prößdorf, Legal Solutions Manager bei Unite.

Für Unterschriften mussten Teams zwischen Word, PDFs und Adobe Sign hin- und herspringen – ein nahtloser Ablauf war das nicht. Der Einsatz von SharePoint machte die Lücken eher größer. Ohne integrierten Vertragslebenszyklus und digitale Signaturprozesse blieb vieles Handarbeit, die Versionskontrolle war fehleranfällig und Freigaben gingen in vollen Posteingängen unter.

„Wir hatten zwar einen digitalen Signaturprozess, aber zwischen Word und PDF gab es immer Medienbrüche. Mit Adobe Sign lief einiges, aber vieles auch manuell,“ so Elisa.

Warum Unite sich für fynk entschieden hat

Als das Legal-Team die Risiken des alten Systems sah, war klar: Ein weiteres Insellösung-Tool reicht nicht. Gesucht wurde ein Partner, der Risiken reduziert, Transparenz zurückbringt und Verträge für alle einfacher macht. Unite verglich mehrere bekannte CLM-Lösungen. Viele wirkten auf dem Papier stark, fühlten sich aber schwerfällig, altbacken oder zu kompliziert für eine breite Einführung an.

„Benutzerfreundlichkeit und ein modernes Look-and-Feel waren uns am wichtigsten. Andere Anbieter wirkten einfach veraltet. Wir brauchten etwas, womit man gern arbeitet – nicht etwas, wozu man sich zwingen muss,“ sagt Elisa Prößdorf.

fynk überzeugte durch eine frische, intuitive Oberfläche. Keine überladenen Menüs, keine verwirrenden Workflows – stattdessen ein klares, sofort verständliches Design, das keine langen Schulungen erfordert. Es war spürbar für echte bereichsübergreifende Zusammenarbeit gemacht – und Unite war sicher: Die Leute würden es annehmen.

Das Ergebnis: Klarheit und Kontrolle – unternehmensweit, nicht nur in der Rechtsabteilung.

Vom Flickenteppich zur zentralen Plattform

Heute läuft bei Unite der gesamte Vertragslebenszyklus über fynk. Du kannst Verträge erstellen, prüfen, verhandeln, unterzeichnen und sicher archivieren – alles an einem Ort. Kein Suchen in Ordnern mehr, kein Hinterherlaufen bei Freigaben.

Für das Legal-Team bedeutet das volle Transparenz: Wer hat wann unterschrieben, welche Fristen stehen an, und welche Verträge laufen bald aus oder verlängern sich automatisch? Mit klarer Fristenübersicht vermeidest du ungewollte Verlängerungen und böse Überraschungen.

Abteilungen arbeiten nun ohne Rätselraten oder Versionschaos zusammen – und wichtige Termine gehen nicht mehr verloren.

Eine Stunde Arbeit in zwei Minuten

Der Effekt zeigt sich im Tagesgeschäft. Musstest du früher bei Umfirmierungen jeden Vertrag manuell anpassen, geht das heute in Minuten.

„Ein Beispiel: Wir haben dieses Jahr 11 Unternehmen umbenannt. Früher mussten wir jede Word-Vorlage einzeln ändern. Heute ändern wir den Namen einmal im System – das spart fast eine Stunde pro Vorlage,“ erzählt Elisa.

Von 150 auf 200 Nutzer

Der Nutzen war so klar, dass Unite nicht bei einem kleinen Pilotprojekt blieb. Aus dem Start mit 150 Personen wurden 200 Nutzer in rund 20 Teams – Tendenz steigend. Die Rechtsabteilung treibt die Ausweitung voran: Vertrieb, Operations, IT und mehr arbeiten nun standardisiert in einem gemeinsamen CLM-System.

„Die Ergebnisse haben gezeigt, dass wir es auf mehr Abteilungen ausweiten müssen,“ so Elisa. „Veränderung ist immer schwer – also habe ich dafür gesorgt, dass es sich leicht und angenehm anfühlt. So steigt die Akzeptanz viel schneller.“

Das Ziel: Vertragsmanagement unternehmensweit vereinheitlichen und den Flickenteppich endgültig ablösen.

Warum guter Support entscheidend ist

Hinter einem reibungslosen Rollout steckt immer auch guter Support. Das Legal-Team von Unite schätzt, dass fynks Customer Success schnell erreichbar ist – ohne Ticketschleifen oder Chatbot-Hürden.

Ein Tool, das du gern nutzt

Für Unite ist die Erkenntnis klar: Wenn ein CLM-Tool modern, einfach und intuitiv ist, nutzt man es gern – und das verändert alles.

„Unterschätze nicht den Wert von moderner, intuitiver Nutzbarkeit. Die Leute sagen, es macht richtig Spaß, damit zu arbeiten. Das beschleunigt die Einführung – und deshalb setzen wir fynk im gesamten Unternehmen für unsere Vertragsprozesse ein,“ sagt Elisa Prößdorf.