Das versteckte Rechtsrisiko, über das niemand spricht

Im Executive Search sind Verträge keine exotischen Dokumente. Honorarmodelle, Garantien, Gerichtsstände und Zeitpläne folgen meist standardisierten Mustern. Doch in vielen Firmen existieren diese Verträge als Word-Dateien, E-Mail-Anhänge oder in persönlichen Ordnern – und sammeln dabei still und leise Risiken an.

Harald R. Fortmann kennt das aus erster Hand.

Er leitet eine Boutique-Firma im Executive Search, bei der er selbst Kundenbeziehungen betreut und den gesamten Recruiting-Prozess überwacht. Anders als früher laufen Verträge und Kundenkommunikation jetzt direkt über ihn – statt über mehrere Berater:innen.

Bevor er fynk für sein aktuelles Unternehmen, Five14, einsetzte, arbeitete sein Team in einem bekannten Setup: Berater:innen nutzten Word-Vorlagen, passten Klauseln individuell an und verschickten Verträge eigenständig. Mit der Zeit entstand so eine Situation, in der niemand mehr den vollen Überblick darüber hatte, was tatsächlich mit den Kunden vereinbart wurde.

Was wie Flexibilität aussah, entpuppte sich als Risiko.

„Es wurden Gerichtstandsklauseln, Garantien, Prozentsätze geändert. Alle dachten, sie tun das Richtige für den Deal“, erklärt Harald. Doch mit der Zeit führte das zu Dutzenden Versionen – darunter über 50 unterschiedliche Gerichtstandsklauseln in Verträgen.

Die echten Kosten wurden erst später deutlich – in einem einzigen Moment, als eine abgeänderte Garantieklausel zu einer kostenlosen Ersatzbesetzung verpflichtete und ein Schaden von 50–70 Tsd. € entstand.

Dieser Moment wurde zum Auslöser für Veränderung.

Warum Standardisierung notwendig wurde

Dieser Vorfall war kein Einzelfall. Er machte ein grundlegenderes Problem deutlich: den täglichen Umgang mit Verträgen.

In seiner früheren Executive-Search-Firma verschickten Berater:innen Verträge eigenständig. So entstanden mit der Zeit viele parallele Versionen desselben Vertrags. Kleine Änderungen summierten sich – und irgendwann kursierten Dutzende Varianten, darunter mehr als 50 verschiedene Gerichtstandsklauseln.

Hinter diesen Änderungen steckte keine böse Absicht. Die Berater:innen wollten Deals vorantreiben. Aber ohne klare Leitplanken wurden auch kritische Passagen verändert. Geschäftsführung und Rechtsabteilung hatten wenig Transparenz – und Probleme wurden oft erst sichtbar, wenn der Vertrag schon unterschrieben war.

Im Zuge der Standardisierung nutzte Harald fynk-Vorlagen, um alle Abweichungen auf einen einheitlichen Gerichtstand zurückzuführen – und dafür zu sorgen, dass kritische Klauseln nicht mehr beliebig verändert werden konnten.

Für ihn war klar: Der Prozess brauchte mehr Struktur.

Warum fynk zur Kontrollinstanz wurde

Harald wollte ursprünglich einfach eine DSGVO-konforme, europäische Lösung für digitale Signaturen finden. Ein freiberuflicher Designer, mit dem er lange zusammenarbeitet, brachte ihn dann auf die Idee, das Thema größer zu denken: nicht nur Signatur, sondern digitales Vertragswesen insgesamt – und ohne Abhängigkeit von einem großen US-Anbieter.

Während Harald verschiedene Optionen prüfte, wurde ihm schnell klar: Es braucht mehr als ein Tool zum Signieren. Er brauchte Struktur in der Vertragserstellung und -steuerung.

Hier fiel fynk positiv auf. Das Produkt wirkte von Anfang an durchdacht und zielgerichtet. Die Logik hinter dem Aufbau, die Probleme, die es löst, und die geplante Weiterentwicklung – all das überzeugte ihn früh und gab ihm Vertrauen in die Entscheidung.

Anstatt neue Komplexität zu schaffen, unterstützte fynk die Idee der Standardisierung. Verträge und Angebote wurden einmal als Vorlagen erstellt und dann konsequent wiederverwendet. Kommerzielle Details konnten weiter angepasst werden, aber die Grundstruktur blieb erhalten. So ließ sich das Risiko unbeabsichtigter Änderungen reduzieren – bei gleichzeitigem Praxisbezug für die Berater:innen.

Mit der Zeit wurde fynk zur Plattform, auf der die Struktur im Prozess selbst verankert ist. Kontrolle hing nicht mehr von manuellen Prüfungen ab, sondern davon, wie der Vertrag von Anfang an erstellt wurde. Diese Veränderung ging die Ursache der früheren Probleme direkt an – und machte den Prozess einfacher beherrschbar.

Vorlagen, die das Geschäft schützen – nicht bremsen

Für Harald geht es bei Vorlagen nicht darum, Verträge starr zu machen. Sondern darum, sie sicher und skalierbar zu machen.

Anstatt Word-Dokumente zu kopieren und immer wieder neu zu bearbeiten, folgen Verträge nun einer einheitlichen Struktur und liegen zentral an einem Ort. Die juristische Basis bleibt konsistent, während Berater:innen effizient arbeiten können – ohne selbst interpretieren oder neu formulieren zu müssen. Gleichzeitig hat die Geschäftsführung den Überblick über alles, was verschickt wird.

Der größte Unterschied ist aber das, was nicht mehr passiert.

„Mit Word-Vorlagen ändern die Leute Dinge, die du nie genehmigen würdest. In diesem Setup verschwindet dieses Risiko einfach“, erklärt Harald.

Dieser Wandel eliminiert ein Risiko, das oft erst sichtbar wird, wenn es zu spät ist.

Ein europäischer, DSGVO-orientierter Ansatz

Ein weiterer wichtiger Faktor für Harald: eine europäische Lösung, bei der DSGVO-Konformität im Mittelpunkt steht.

Er hatte in der Vergangenheit bereits Erfahrung mit anderen Tools für digitale Signaturen. Für seine eigenen Firmen und Kunden wollte er jedoch bewusst auf US-basierte Lösungen verzichten. Das war kein Einzelfall – er beschreibt es als einen breiteren Trend im Markt.

Wie er sagt: „Immer mehr Unternehmen wollen weg von US-Lösungen. Ich sehe das bei vielen unserer SaaS-Kunden.“

Die europäischen Wurzeln von fynk und der klare Fokus auf Compliance gaben ihm früh Vertrauen. Es entsprach seiner Denkweise rund um Risiko, Datenschutz und langfristige Verlässlichkeit im Vertragswesen.

Für Harald war die Entscheidung für fynk daher nicht nur eine Tool-Auswahl – sondern eine bewusste Compliance-Wahl, die zu seinen eigenen Standards und denen seiner Kunden passte.

Einführung hängt von der Kultur ab, nicht vom Tool

Nicht jeder Rollout verläuft gleich – und Harald spricht offen darüber.

In seiner früheren Firma war nur ein kleiner Teil der Kunden bereit, Verträge vollständig digital abzuschließen. Viele wollten weiterhin ausdrucken, unterschreiben, scannen und zurücksenden. Die Akzeptanz blieb langfristig gering – und der Vorstand entschied, dass sich die Kosten für das Tool nicht lohnten.

Diese Entscheidung sagte nichts über das Tool selbst aus – sondern über das Timing und die Bereitschaft.

In Haralds aktuellem Boutique-Setup verlief die Umstellung auf digitale Workflows deutlich natürlicher. Die Kunden waren bereits digital-affin, was den Prozess von Anfang an erleichterte. „Es ist eine Mindset-Frage. Nicht Alter, sondern Einstellung“, betont er.

Für Harald ist klar: Der Erfolg hängt genauso sehr davon ab, wie Teams und Kunden arbeiten, wie vom Tool selbst. Eine klare Einrichtung, realistische Erwartungen und gutes Onboarding sind ebenso wichtig wie die Software.

Funktionen, die in diesem Setup besonders gut funktionierten

Für Haralds Executive-Search-Workflow haben sich einige Funktionen besonders bewährt:

• Vorlagen: Zur Standardisierung von Angeboten und Verträgen über alle Berater:innen hinweg.
• Kontrollierte Felder: Ermöglichen das Anpassen spezifischer Parameter, ohne die juristischen Kernelemente zu verändern.
• Zentrale Dokumentenspeicherung: Alle Vereinbarungen an einem Ort statt über verschiedene Ablagen verteilt.
• Suche: Verträge lassen sich leicht finden und prüfen, was genau vereinbart wurde.

Ein Ort für jeden Vertrag

Heute dient fynk als zentrale Vertragsablage von Harald. Jeder Vertrag ist leicht auffindbar, durchsuchbar und strukturiert gespeichert.

Diese zentrale Sichtbarkeit schafft Sicherheit – gerade in Branchen, in denen Verträge Umsatz und Haftung definieren.

Der Blick nach vorn

Haralds Erfahrung zeigt, wie riskant unkontrollierte Vertragsänderungen sein können. Probleme treten selten sofort auf – sondern erst später, wenn es zu Streit kommt und keine Korrektur mehr möglich ist.

Standardisierte Vorlagen und fixierte Kernklauseln helfen, dieses Risiko zu eliminieren – ohne dabei die Effizienz im Alltag zu gefährden. Das Ergebnis ist mehr Klarheit, Konsistenz und Kontrolle.

In Zukunft sieht Harald Potenzial für tiefere Integrationen – insbesondere mit ATS- und HR-Systemen. Für den Moment liegt sein Fokus aber auf klar strukturierten, einfach handhabbaren Verträgen, die mit dem Unternehmen mitwachsen können.