Als der 1. FC Nürnberg seine kommerziellen Rechte nach über 25 Jahren wieder intern verwaltete, stand das Vertriebsteam plötzlich vor einer neuen Herausforderung: Hunderte Sponsoring-, Werbe- und Dienstleistungsverträge zu managen – ohne den Überblick zu verlieren.

Jörg, Leiter Vertrieb und Neue Partnerschaften beim 1. FC Nürnberg, war eine der treibenden Kräfte dieser Transformation. Sein Team war dafür verantwortlich, einem zunehmend fragmentierten Prozess wieder Struktur und Transparenz zu verleihen.

Mit Dateien, die über gemeinsame Laufwerke, E-Mails und sogar Papierordner verstreut waren, fühlte sich der Prozess unstrukturiert an. Der Club suchte nach einer digitalen Lösung, die Ordnung, Geschwindigkeit und Transparenz ermöglicht.

Da kam fynk ins Spiel.

Die Herausforderung: Verträge, ein zerstreuter Prozess

Vor fynk verwaltete der 1. FC Nürnberg seine Verträge über verschiedene Kanäle – was anfangs funktionierte, aber mit wachsendem Volumen zunehmend schwer zu handhaben war. Ohne eine zentrale Übersicht wurde das Nachverfolgen von Verlängerungen und Fristen zeitaufwändig und fehleranfällig.

„Verträge waren über Laufwerke und E-Mails verstreut, und wir haben Fristen punktuell verpasst. Da wurde uns klar: Es muss sich etwas ändern“, erklärt Jörg.

Jörg und sein Team erkannten schnell, dass manuelles Nachverfolgen keine Option mehr war. Sie brauchten Erinnerungen, Vorlagen und ein zentrales System, auf das sich alle verlassen konnten.

Die Wende im Vertragsmanagement

Jörg und sein Team testeten mehrere Optionen, darunter bekannte Anbieter am Markt und CRM-gebundene Tools, aber nichts passte so gut und intuitiv in ihren Arbeitsalltag wie fynk.

Innerhalb weniger Wochen hatten die Vertriebs- und Marketingteams Vorlagen erstellt, Erinnerungen automatisiert und Genehmigungen vollständig in fynk überführt.

Wie Jörg anmerkt: „Früher haben wir Verträge per E-Mail genehmigt und alles in Excel verfolgt. Jetzt passiert alles – Vorlagen, Entwürfe, Kommentare und Freigaben – direkt in fynk.“

Der Unterschied war sofort spürbar. Was zuvor über viele Systeme verstreut war, wurde nun zusammengeführt.

fynk spart uns Zeit, Ressourcen und reduziert Risiken

Beim 1. FC Nürnberg sind heute alle kommerziellen Verträge dort, wo sie hingehören: in fynk. Sie nutzen fynk für:

• Sponsoring- und Werbeverträge
• Dienstleistungsverträge an Spieltagen
• Vertriebs- und Marketingvereinbarungen

Eine zentrale Quelle der Wahrheit verschafft den Vertriebs- und Marketingteams volle Transparenz vom Entwurf bis zur Unterschrift.

„Selbst die kleinsten Sponsoringverträge laufen jetzt über fynk – alles ist zentralisiert“, erklärt Jörg.

Und die Geschwindigkeit? Spielentscheidend.

Der Effekt auf die Durchlaufzeit war sofort spürbar: Schnellere Unterschriften führten zu schnelleren Abschlüssen.

Er fügt hinzu: „Die Automatisierung und E-Signatur haben unseren Vertriebsprozess massiv beschleunigt – Kundinnen und Kunden unterschreiben innerhalb von Minuten.“

Von Fristen hinterherlaufen zu: dem Spiel voraus sein

Der Sport läuft saisonal – und das Vertragsgeschäft auch. Vor jeder neuen Saison und während der Winterpause steigt die Vertragslast stark an.

Jörg erklärt: „Früher war es ziemlich chaotisch mit Excel-Dateien. Jetzt, dank Erinnerungen und Dashboards, bewältigen wir diese arbeitsintensiven Phasen problemlos.“

Die Automatisierung hat auch die Angst vor verpassten Verlängerungen beseitigt.

Funktionen, die den Unterschied gemacht haben

• Skalierbare Vorlagen: Mit nur zwei oder drei Hauptvorlagen reichen kleine Anpassungen aus. Das Vertriebsteam kann Verträge jetzt eigenständig erstellen und versenden – z. B. Hospitality-Verträge.

• Automatische Erinnerungen: Keine verpassten Verlängerungen oder manuelle Nachverfolgung mehr. Jede Frist wird rechtzeitig angestoßen.

• E-Signatur-Prozess: Verträge gehen in wenigen Minuten vom Entwurf zur Unterschrift – vollständig nachvollziehbar und transparent.

Ergebnisse, die zählen

• Über 90 % schnellere Vertragsunterzeichnung: Reduziert von einer Woche auf wenige Minuten – schnellere Abschlüsse und Verlängerungen.
• 98 % schnellere Vertragssuche: Von bis zu zehn Minuten auf zehn Sekunden reduziert.
• 50 % weniger Aufwand im Vertragsmanagement: Freiraum für neue Initiativen.
• Keine verpassten Fristen oder Verlängerungen mit fynk: Seit Einführung durchgehend pünktlich.

Blick in die Zukunft

Derzeit nutzt der 1. FC Nürnberg fynk hauptsächlich im Vertrieb und Marketing – doch Jörg sieht weiteres Potenzial.

Auf die Frage, was ihm am meisten fehlen würde, wenn fynk plötzlich verschwinden würde, musste Jörg nicht lange überlegen: „Die zentrale Übersicht über alle Verträge und der sofortige Zugriff – jederzeit und überall.“

Ein letztes Wort vom Spielfeld