Was du mit dem Audit-Trail von fynk nachverfolgen kannst

Was ist ein Audit-Trail in fynk

In fynk ist ein Audit-Trail eine vollständige, mit Zeitstempel versehene Historie aller wichtigen Ereignisse, die an einem Dokument stattfinden. Er verfolgt alle relevanten Aktionen in einem juristischen Dokument – etwa wer was wann getan hat und wie sich das Dokument im Laufe der Zeit verändert hat. Alles wird automatisch aufgezeichnet – du musst nichts manuell nachverfolgen.

Die Funktion arbeitet Hand in Hand mit der Versionskontrolle von fynk. Die Versionskontrolle speichert alle Inhaltsänderungen als separate Versionen. Der Audit-Trail speichert die Aktionen rund um diese Versionen – wie Bearbeitungen, Kommentare, Freigaben, Signaturen, Anhänge und Benutzerzugriffe. Zusammen liefern sie dir einen vollständigen und vertrauenswürdigen Verlauf des gesamten Dokumentenlebenszyklus.

Was fynks Audit-Trail noch enthält

fynk bietet zusätzliche Funktionen, die deinen Audit-Verlauf noch klarer und nutzerfreundlicher machen:

• Integrierte Versionskontrolle: Jede Bearbeitung wird zu einer eigenen Version, und der Audit-Trail verknüpft jede Version mit der Aktion, die sie erzeugt hat. Du kannst Änderungen sofort vergleichen, nachverfolgen und wiederherstellen.

• Nutzerbasierte Zugriffshistorie: Du kannst das Zugriffsprotokoll nach Nutzer filtern und genau sehen, wie oft jemand auf ein Dokument zugegriffen hat.
• Vollständige Signaturhistorie: Jeder Signaturvorgang wird erfasst – vom Beginn der Signierphase bis zur letzten Unterschrift. Das ergibt einen transparenten und rechtlich belastbaren Nachweis.
• Druck- und Exportoptionen: Wenn du die Historie teilen oder archivieren möchtest, kannst du den gesamten Audit-Trail als sauberes, prüffertiges PDF exportieren oder drucken.

Welche Ereignisse der Audit-Trail von fynk erfasst

1. Dokumentenerstellung

fynk erfasst, woher ein Dokument stammt – so weißt du immer, was seine Herkunft ist.

Beispiele:

• Aus einer Vorlage erstellt
• Manuell erstellt
• Über eine Integration generiert
• Als PDF importiert
• Im Onboarding-Prozess hinzugefügt

Das hilft dir zu verstehen, wie jedes Dokument in deinen Workflow gelangt ist.

2. Dokumentenphasen und Benachrichtigungen

fynk dokumentiert jede Phase, die ein Dokument durchläuft, und jede Benachrichtigung, die an Nutzer verschickt wird. Dazu gehören Workflow-Übergänge und Einladungen. Der Audit-Trail zeigt dir, wer eingeladen wurde, wer zur Signatur aufgefordert wurde und wann sich das Dokument weiterentwickelt hat.

Erfasste Ereignisse sind zum Beispiel:

• Wechsel zwischen Phasen wie Entwurf, Prüfung, Signatur und abgeschlossen
• Einladung als Bearbeiter:in oder Betrachter:in
• Einladung als CC-Empfänger:in
• Start der Signierphase
• Signaturanforderung an einen Unterzeichner
• Erinnerungen oder Warnungen bei offenen Aktionen

Diese Benachrichtigungsprotokolle zeigen dir den genauen Moment, an dem ein Nutzer in den Prozess eingebunden wurde und welche Rolle er übernehmen sollte. Außerdem erkennst du, wie oft Signierende oder Mitarbeitende erinnert wurden.

Wenn du je herausfinden musst, warum ein Dokument ins Stocken geraten ist oder wer den nächsten Schritt hätte machen sollen – dieser Teil des Audit-Trails zeigt dir die gesamte Kommunikationshistorie.

3. Arbeitskopien und veröffentlichte Änderungen

Mit Arbeitskopien können Nutzer Änderungen vornehmen, bevor sie veröffentlicht werden. Der Audit-Trail zeigt:

• Wann eine Arbeitskopie erstellt wurde
• Wer sie erstellt hat
• Wann die Änderungen veröffentlicht wurden
• Wie sich diese Änderungen auf das Hauptdokument ausgewirkt haben

So bleibt die Zusammenarbeit nachvollziehbar und das Original geschützt.

4. Dokumentennutzer und Zugriffsrechte

fynk protokolliert jede Änderung beim Dokumentenzugriff:

• Wenn neue Nutzer hinzugefügt werden
• Wenn Rollen oder Berechtigungen angepasst werden
• Wenn ein Nutzer entfernt wird

Du bekommst damit eine vollständige Zugriffshistorie über die gesamte Zeit.

5. Vertragspartner und Partnerdaten

Wenn sich Vertragsparteien ändern, wird das ebenfalls im Audit-Trail erfasst:

• Hinzufügen einer Partei
• Bearbeitung von Partnerinformationen
• Entfernen einer Partei

Gerade in Verhandlungen ist das hilfreich, da sich rechtliche und geschäftliche Angaben häufig ändern.

6. Dynamische Felder und strukturierte Daten

Dynamische Felder sind entscheidend für Automatisierung und Berichterstattung. Der Audit-Trail dokumentiert:

• Wann ein dynamisches Feld erstellt wurde
• Wann ein Feldwert geändert wurde
• Wann ein Feld gelöscht wurde

So kannst du nachvollziehen, wie sich wichtige Vertragsdaten wie Preise, Fristen oder Konditionen verändert haben.

7. Signaturaktivitäten und Signierphasen

Du siehst den vollständigen Signaturverlauf deines Dokuments. fynk zeichnet auf:

• Wann ein Unterzeichner seine Signatur abgeschlossen hat
• Wann eine Signaturphase begonnen hat
• Wann eine Signaturphase zurückgesetzt oder neu gestartet wurde

Das stellt sicher, dass jede Signaturaktion transparent und rechtlich dokumentiert ist.

8. Kommentare und Diskussionen

fynk erfasst die gesamte Kommentargeschichte eines Dokuments. Dazu gehört:

• Wann ein neuer Kommentar hinzugefügt wurde
• Wann ein Kommentar bearbeitet wurde
• Wann ein Kommentar als erledigt markiert wurde

Das ergibt einen vollständigen Verlauf aller Gespräche und Entscheidungen während der Entwurfs- und Prüfphase.

9. Anhänge und ergänzende Dateien

Wenn dein Dokument ergänzende Materialien enthält, werden alle zugehörigen Aktionen im Audit-Trail erfasst:

• Wann ein Anhang hinzugefügt wurde
• Wann ein Anhang aktualisiert oder ersetzt wurde
• Wann ein Anhang entfernt wurde

Das ist besonders wichtig bei Verträgen, die Nachweise, Zertifikate oder zusätzliche Dokumente benötigen.

10. Gespeicherte Dateien und Dateiaktualisierungen

fynk verfolgt nicht nur Anhänge, sondern alle gespeicherten Dateien, die mit einem Dokument verknüpft sind. Dazu zählen:

• Datei-Erstellungsereignisse
• Aktualisierungen oder Ersetzungen
• Löschung von Dateien

So erhältst du eine vollständige Dateihistorie pro Dokument – ideal für Audits und Compliance-Zwecke.

11. Vorschläge und Verhandlungsergebnisse

Wenn dein Workflow strukturierte Vorschläge oder Verhandlungsphasen nutzt, erfasst fynk alle zugehörigen Aktivitäten:

• Erstellung eines Vorschlags oder Angebots
• Annahme des Vorschlags
• Ablehnung des Vorschlags

Das macht nachvollziehbar, wie sich Entscheidungen in kommerziellen oder juristischen Verhandlungen entwickelt haben.

12. Dokumenteninhalt und PDF-Änderungen

fynk protokolliert auch Änderungen am eigentlichen Dokumenteninhalt sowie an der generierten PDF. Der Audit-Trail erfasst:

• Bearbeitungen am Hauptinhalt des Dokuments
• Änderungen an Kopf- und Fußzeilen
• Aktualisierungen an der generierten PDF
• Wann eine PDF entschlüsselt oder geglättet wurde

So ist klar, was sich sowohl im bearbeitbaren Inhalt als auch im finalen Export geändert hat.

13. Ereignisse im Dokumentenlebenszyklus

Schließlich zeigt dir fynk den vollständigen Verlauf über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments:

• Wann ein Dokument aktualisiert wurde
• Wann es gelöscht wurde
• Wann es wiederhergestellt wurde
• Wann es archiviert wurde

Das hilft dir, die gesamte Geschichte vom Erstellen bis zur Archivierung nachzuvollziehen.

Berichtsfunktion für Audit-Trails

Die Berichtsfunktion für Audit-Trails ermöglicht dir, eine übersichtliche und teilbare Zusammenfassung aller aufgezeichneten Aktionen zu erstellen. Alle erfassten Ereignisse – wie Bearbeitungen, Ansichten, Kommentare, Signaturvorgänge, Versionsänderungen und Berechtigungsupdates – werden in einem lesbaren Format zusammengestellt.

In fynk kannst du diesen Bericht exportieren oder drucken – auch als PDF – und so einen vollständigen Nachweis des Dokumentenverlaufs für Audits, Prüfungen, Compliance-Kontrollen oder interne Zwecke bereitstellen.

Warum dieses Detaillevel wichtig ist

Diese Transparenz ist entscheidend, wenn du rechtlich oder geschäftskritische Dokumente verwaltest. Ein vollständiger Audit-Trail hilft dir dabei:

• Nachzuweisen, wer wann was getan hat
• Zu verstehen, wie sich ein Vertrag entwickelt hat
• Compliance und interne Nachvollziehbarkeit sicherzustellen
• Streitigkeiten schneller zu klären
• Operatives Vertrauen zu stärken
• Audit-Anforderungen ohne Zusatzaufwand zu erfüllen
• Dein Team vor unnötigem Risiko zu schützen

Ohne zuverlässigen Audit-Trail werden diese Aufgaben zur Ratesache. Mit fynk sind sie mühelos.

✨Pro Tipp: Klarheit für deine Verträge schaffen

Wenn du Vertragsmanagement mit vollständiger Transparenz erleben willst, bietet dir fynk alles an einem Ort: automatische Audit-Trails, Versionshistorie, strukturierte Datenfelder, Signaturprotokolle und sichere Kontrolle über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Es ist der einfachste Weg, immer informiert und stets compliant zu bleiben.

Autor:

Rezvan Golestaneh